Accounting and consulting since 1989

Kansainvälinen palkanlaskenta - Menestyksekästä toimintaa globaalisti minimaalisella maineriskillä

Raha on arkaluonteinen asia, ja työntekijöiden palkkojen käsittely on aina hoidettava äärimmäisen huolellisesti, luottamuksellisesti ja täsmällisesti. Kun laajennat liiketoimintaasi, kansainvälisestä palkanlaskennasta tulee perusedellytys mille tahansa yritykselle. Nykypäivän liiketoimintaympäristössä yritykset, jotka eivät onnistu hallitsemaan globaalia palkanlaskentaa menestyksekkäästi, kohtaavat usein juridisia, taloudellisia ja maineeseen vaikuttavia riskejä.

Kansainvälisen palkanlaskennan noudattaminen ei suinkaan ole helppoa. Globaali palkanlaskenta tarkoittaa pitkäjänteistä ja jatkuvasti muuttuvaa toimintaa, kuten työlainsäädännön soveltamista, paikallisten maakohtaisten vaatimusten seurantaa, sopimusten valmistelua, työntekijöiden tietojen hallintaa jne., mikä voi tehdä kansainvälisestä palkanlaskennan hallinnasta turhauttavan kokemuksen yrityksille, jotka käyvät kauppaa ulkomailla.


Leinonen Groupissa olemme auttaneet monia ulkomaille laajentuvia yrityksiä ja luoneet palkanlaskentajärjestelmiä jotka vastaavat paikallisia vaatimuksia. Voidaksemme jakaa tietojamme, joita organisaatiot yleensä kohtaavat matkoillaan, olemme kirjoittaneet muistiin tärkeimmät aspektit, jotka on otettava huomioon käytettäessä kansainvälistä palkanlaskentaa minimaalisilla maineriskeillä.


Yli 25 vuoden kokemuksemme perusteella voimme nostaa esiin 3 osa-aluetta, joihin palkanlaskennan laiminlyönnin riskit yleensä vaikuttavat ja jotka liittyvät kansainvälisen palkanlaskennan haasteisiin: KIRJANPITO, LAINSÄÄDÄNTÖ ja HENKILÖSTÖHALLINTO.

Kirjanpidon haasteet: miten palkanlaskentaan liittyvät kirjanpitotoimet yhdenmukaistetaan kansa

Yrityksen laajenemisen pitäisi tukea yrityksen kasvua, mutta hyvin usein laajenemisen tuloksena ovat lisääntyneet kirjanpidon ja palkanlaskennan laiminlyönteihin liittyvät riskit. Kaikkia markkinoita ohjataan omilla säännöksillä ja säännöillä, jotka vaikuttavat myös palkanlaskennan prosesseihin. Tämän takia on ensiarvoisen tärkeä ottaa käyttöön oikeat kirjanpidolliset järjestelmät ja prosessit, jotta vältytään mahdollisilta sakoilta, verovirheiltä tai työntekijöiden yksityisten tietojen paljastamiselta. Nämä riskit muodostavat suurimmat uhat yrityksen suorituskyvylle ja maineelle.

Pienemmille tai keskikokoisille yrityksille ei aina ole käytännöllisintä toteuttaa palkanlaskentaa yrityksen sisäisesti, koska jokaisessa toimintamaassa saattaa olla omat vaatimuksensa GAAP:lle (Yleisesti hyväksytyt kirjanpitoperiaatteet) ja GDPR:lle (Yleinen tietosuoja-asetus), tietojen säilyttämiselle, arkistoinnille jne. Näin ollen palkanlaskenta- ja kirjanpitotoiminnot ulkoistamalla yritys pystyy virtaviivaistamaan organisaatiotaan hyödyntäen samalla talous- ja lakiasiantuntijoita, kustannusoptimointia ja tehokkuuden kehittämistä.


Lue tästä artikkelista lisää siitä, mitä olisi hyvä muistaa valittaessa kansainvälistä kirjanpidon ja palkanlaskennan tarjoajaa: 

"Miksi yritykset pitävät kiinni huonoista kirjanpidon ja palkanlaskennan tarjoajista?"

Oikeudelliset haasteet: miten välttää paikallisten sääntöjen noudattamatta jättäminen?

Kansainvälinen palkanlaskenta toimii käsi kädessä vero- ja lainsäädännön kanssa. Tietyt vaatimukset, jotka ovat voimassa yhdessä maassa, eivät välttämättä päde toisaalla, vaikka maat sijaitsisivat maantieteellisesti lähellä toisiaan. Esimerkiksi Baltian maat (Viro, Latvia, Liettua) käsitetään usein yhdeksi alueeksi, mutta jos tutkitaan tarkemmin palkkaverotusta (sosiaaliturvamaksut, henkilötulovero, minimipalkkatasot, jne.) vaihtelu markkina-alueittain voi olla aika iso. Lue lisää erilaisista verokannoista yhteenvedosta 2022 Baltian verotus.

Sukeltaessasi syvemmälle lakiviidakkoon, havaitset pian, että maakohtainen lainsäädäntö ja asetukset muuttuvat jatkuvasti ja niitä pitää seurata päivittäin. Riskien näkökulmasta työlainsäädännön noudattamatta jättäminen johtaa vääjäämättä sakkoihin ja rangaistuksiin.

Miten nämä riskit voitetaan? Yksi tapa on palkata jokaiselle markkina-alueelle oma vero- ja lakiosasto, joka voi osoittautua kalliiksi kokeiluksi. Toinen tapa on ulkoistaa kansainvälinen palkanlaskenta palveluntarjoajalle, jolla on oma vero- ja lakiosasto auttamassa lainsäädännön muutoksissa ympäri vuoden. Luotettava kumppani asiantuntijoineen estää verovirheiden syntymisen palkanlaskennassa.


Leinonen Groupissa meillä on käytettävissä palkanlaskennan ja verotuksen asiantuntijoita jakamassa tietojaan ja kokemuksiaan kaikilla 12 markkina-alueellamme: Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Virossa, Latviassa, Liettuassa, Valko-Venäjällä, Bulgariassa, Puolassa, Unkarissa, Venäjällä ja Ukrainassa.

HR-haasteet: kenelle palkanlaskennan kysymykset delegoidaan?

Palkanlaskentaan liittyy aina kysymys siitä, kuka sitä yrityksessä toteuttaa ja miten. Näiden tehtävien delegointi kirjanpito-osastolle ei välttämättä ole kaikkein tehokkain ratkaisu. Toisaalta palkanlaskennan tehtävien siirtäminen HR-osastolle vaatii usein lisäkoulutusta ja investointeja palkanlaskentaan, veroilmoituksiin ja palkkahallinnon tietojärjestelmän käyttöön.


Nykyään yrityksissä on trendinä ulkoistaa tukitoimintojaan suurelta osin. Markkinointi, it-tuki ja kirjanpito ovat suosituimpia ulkoistettavia. Palkanlaskennan ulkoistaminen ulkoiselle toimijalle tarjoaa yrityksen käyttöön alansa asiantuntijaryhmän, jonka pitäminen yrityksessä on yleensä kallista. Kustannusten lisäksi talon sisäisen ryhmän pitäminen palkkalistoilla ei aina ole tehokasta, sillä heille ei ole riittävästi tehtäviä kokopäivätyöhön.

Näin ollen kokemuksiimme perustuen uskomme, että kansainvälisen palkanlaskennan ulkoistaminen tarjoaa yrityksille lukuisia etuja. Käyttäessäsi ulkoistettua palkanlaskennan palvelua, sen tulokset, nopeus ja laadukkuus eivät kärsi lomapäivien tai sairaslomien takia. Sisäisessä palkanlaskennassa on aina se riski, että yksi avaintyöntekijöistä lähtee yrityksestä ja vie mukanaan kaiken tietotaitonsa. Tällaisissa tapauksissa näiden henkilöiden korvaaminen voi olla äärimmäisen vaikeaa ja lopputuloksena voi olla logistinen painajainen palkkapäivän koittaessa, maineriskistä puhumattakaan. Ulkoista palvelua käytettäessä sinun ei tarvitse käyttää aikaa uusien työntekijöiden kouluttamiseen eikä opastaa heitä käyttämään yrityksen palkanlaskentajärjestelmää.

Palkanlaskennan ulkoistamisen avaineduista voit lukea lisää tästä artikkelista (Tästä syystä palkanlaskennan ulkoistaminen on hyvä idea).


Kansainväliseen menestyksekkääseen toimintaan vaaditaan siis varmistuminen siitä, että palkanlaskennan järjestelmät ja prosessit toimivat oikein, ja että kansainväliset investoinnit muuttuvat viivan alle jääväksi voitoksi. Negatiivisten vaikutusten välttämiseksi yritysten on ymmärrettävä palkanlaskentaan liittyvien laiminlyöntien riskit ja oltava tietoisia kolmesta pääaiheesta: kansainvälinen kirjanpito, palkanlaskenta ja henkilöstöhallinto.


Jos yrityksen omistajan tai johtajan roolissa haluat keskittyä yrityksen johtamiseen siten, että sinun ei tarvitse murehtia kansainvälisestä palkanlaskennasta, kirjanpidosta tai lakivelvoitteista, ota yhteyttä mihin tahansa Leinosen toimistoon. Asiantuntijamme hoitavat nämä velvoitteet oikein, tehokkaasti ja lakien mukaisesti, yrityksesi hyvän maineen säilyttäen.


02.04.22


Latest articles

2

Apr

International Payroll - Successfully operating globally with minimal...

19

May

YHTIÖN YHTIÖJÄRJESTYS - TARVITSEEKO SE UUDISTAMISTA?

2

Apr

Kansainvälinen palkanlaskenta - Menestyksekästä toimintaa globaalisti minimaalisella maineriskillä...

Take contact

Email again:
Services