Riigikogu kiitis 20. veebruaril 2019 heaks raamatupidamisseaduse muutmise seaduse, kus kehtestatakse avalikule sektorile saadetavate arvete kord ning üleminek e-arvetele. E-arve on masinloetav arve, mis sisestatakse süsteemi üks kord ning milles olevad andmed on arvutite vahel masinloetavad.
E-arvetele üleminekul on kaks peamist põhjust:
- Paber ja PDF-arved on kulukad ning nende töötlus on aeganõudev ning nende käsitlemine sisaldab endas palju lisatööd.
- E-arvetele üleminek on vajalik riigi raamatupidamises ühtsele arvete töötlemise süsteemile üleminekuks, mis omakorda aitab säästa arvete töötlemiseks kuluvat töö hulka ja aega, tõstab andmete kvaliteeti ning säästab maksumaksja raha.
Kõik ettevõtted ja asutused saavad Äriregistris oma ettevõtte e-arvete vastuvõtmise registreerida. Samuti annab e-arvete register ülevaate koostööpartnerite e-arvete vastuvõtuvõimekusest https://ariregister.rik.ee/index?lang=est.
Silmas peab pidama, et e-arveid ei edastata tavapärast e-maili aadressi kasutades, vaid tegemist on standardiseeritud tunnusega, millega tuvastatakse raamatupidamiskohustuslast kui masintöödeldava algdokumendi vastuvõtjat. E-aadress koosneb asukohariigi koodist ja registrikoodist, selle puudumise korral muust asjakohasest tunnusest.
Eestis on e-arvete saatmist kasututatud juba 15 aastat, 2019 aastast ühines Eesti Euroopa Liidu e-arvete standardiga, mis lihtsustab e-arvete saatmist ja vastuvõtmist ka liikmesriikidega.
Enamuse majandustarkvarade korral tuleb e-arvete saatmiseks ERP’st (Enterprise Resource Planning – majandustarkvara, milles saab koostada ja väljastada müügiarveid ning sisestada ostuarveid) sõlmida leping operaatoriga või soetada vajalik liides.
Allpool on näitlik loetelu majandustarkvaradest, millel on ERP valmidus olemas:
1C, Account Studio, Briox, Buum, CompuCash 4000, Directo, Eeva, Epicor, ERPLY, Hansaworld (HansaRaama, StandardBooks. SmartApps), Joosep, Korto (kortetiühistutele), Ladu 20, Merit Aktiva, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Noom 2.0, Pilve Aktiva (Merit Aktiva pilveversioon), PMen raamatupidamistarkvara, Rapid, RV-Soft, SAP, Scoro, SimplBooks, SmartAccounts, Sysdec SAF, Taavi Tarkvara, Tresoor, VERP, Vesiir.
Kui e-arvete koostamine ERPis ei ole võimalik tuleb kasutada andmevahetusteenust pakkuvate operaatorite abi nagu Omniva, Telema, Edisoft, Tieto jne.
E-arveldamine võib olla tasuline (kuu või tükitasu alusel), kui kasutatakse operaatori teenuseid, samas kaasajastatud majandustarkvarad võimaldavad saata e-arveid tasuta (tasu sisaldub ERP kasutus- või hooldustasu sees).
E-arvete operaatorid on omavahel seotud vastastikuste kokkulepetega (nn rändluskokkulepetega), mis võimaldavad masintöödeldavaid arveid saata ühe operaatori tarkvarast teise operaatori tarkvarasse. Rändluskokkuleppe korral toimub e-arvete edastamine e-arvete operaatorite vahel tasuta.
Oluline on ka teada, kui ettevõttes on kasutusel ERP, milles koostatakse masintöödeldavad e-arved ei vasta Eesti e-arve standardile, kuid ERP on liidestatud operaatoriga, tagab reeglina operaator arve teisendamise e-arve formaati.
Väikeettevõtetele on abiks raamatupidamistarkvara e-arveldaja, mis on riigile kuuluv veebipõhine tarkvara ja aitab väikeettevõtjal lihtsama raamatupidamise korraldamisega hakkama saada ning samuti tagab võimaluse e-arvete väljasaatmiseks ning vastuvõtmiseks.
Rohkem infot ning juhendeid e-arvet koostamiseks ning käsitlemiseks leiab Rahandusministeeriumi kodulehelt.
Leinonen kogenud spetsialistid aitavad teil välja selgitada teie ettevõtte raamatupidamistarkvara valmiduse e-arvetele üleminekuks ning annavad meeleldi nõu ja vajadusel abistavad teid e-arvete koostamisel.
