Tämän vuoden koronakevään jälkeen etätyö (mm. kotitoimiston käyttö) on monille työntekijöille uusi normaali. Ensimmäinen korona-aalto keväällä Virossa osoitti, että hyvin monilla aloilla työt voidaan järjestää ja suorittaa onnistuneesti etänä. Kollegani Helen Kaur on kirjoittanut etätyön oikeudellisista seikoista (artikkeli luettavissa: ”työ kotitoimistossa ja sopimus syön suorituspaikasta” ), mutta myös verotukseen liittyviä asioista ei kannata unohtaa.
Etätyön mahdollistaminen vähentää työnantajan toimistoon liittyviä yleiskustannuksia, mutta tällä kohdalla ei kuitenkaan voida puhua työnantajan mahdollisesta säästöstä. Jos työntekijän kanssa sovitaan etätyöstä, työnantajalla on kuitenkin velvollisuus perustaa työpaikka riippumatta siitä, onko etätyön paikka työntekijän koti vai muu paikka, josta työntekijä työskentelee etänä joko väliaikaisesti tai pysyvästi. Tänään voimassa olevat verolait eivät sääntele etätyön muodosta johtuen tehtävien kulujen verotusta. Verotuksessa on luettava tulovero- ja arvonlisäverolain säännöksiä, noudatettava voimassa olevaa oikeuskäytäntöä, lisäksi on apua myös veroviranomaisen antamasta kotitoimiston kulujen verotusta koskevasta ohjeesta.
Veroviranomainen on ohjeissaan kuvannut, että jos työnantaja toimittaa kotitoimistoon siirretylle työntekijälle tarvittavat työvälineet (esim. pöytä, tuoli, näyttö) tai hankkii työntekijälle uudet työvälineet, omaisuuden luovutusta ei veroteta, kunnes siirretty omaisuus pysyy kirjattuna työnantajan omistamana irtaimistona. Jos työnantajan toimittama omaisuus jää työntekijälle, on löydettävä omaisuuden markkinahinta ja verotettava omaisuuden hinta luontoisetuna. Jos työntekijä kuitenkin korvaa työnantajalle omaisuuden hinnan, verovelvollisuutta ei synny. Jos työntekijä ostaa yhteisymmärryksessä työnantajan kanssa tarvittavat työvälineet itse, työnantaja voi verovapaasti korvata vain ne kustannukset (kulutositteen perusteella), joita käytetään työn tarkoituksiin. Huomautus. Tässä kohdassa on otettava huomioon, että jos työntekijän esittämissä kulutositteissa puuttuu työnantajan yhtiön nimi, verovelvollinen yhtiö ei saa vähentää tositteissa olevaa arvonlisäveroa, koska arvonlisäveron vähentämiseksi laskussa on mainittava tavaroiden tai palvelujen vastaanottajaksi ilmoitetun verovelvollisen nimi.
Suosittelemme, että työnantaja sopi työntekijän kanssa kirjallisesti etätyöhön liittyvien kustannusten korvausperiaatteista, jotta kumpikaan osapuoli ei käyttäisi oikeuksiaan väärin. Työnantajan kannalta sopimus auttaa myös välttämään mahdollisen verovelvollisuuden. Työnantajan on kotitoimistoon liittyvien kulujen korvaamisessa otettava huomioon, että kaikki kulut eivät ole täysin verovapaita. Esimerkiksi vesi, sähkö, viestintäpalvelut ovat kululajeja, joita työntekijä käyttää sekä työaikana että työajan ulkopuolella omiin henkilökohtaisiin tarpeisiinsa, joten ns. sekakustannusten kohdalla on löydettävä perusteltu mittasuhde, missä kustannukset liittyvät työnantajan liiketoimintaan. Leinosen neuvoa-antava ryhmä voi auttaa etätyösopimuksen laatimisessa, mahdollisista korvattavista kustannuksista sopimisessa ja niiden viralliseen muotoon laatimisesta (mm. mittasuhteen löytäminen).
Asiakkaat ovat meiltä usein kysyneet, voidaanko etätyöntekijälle maksaa kiinteä kuukausimaksu etätyön kustannusten kattamiseksi (internet, toimitilakustannukset, kodin käyttö työhön). Vastaus on, että voidaan, mutta ei verovapaasti. Työntekijä voi kuitenkin esimerkiksi antaa työnantajalle vuokralle kotona yhden huoneen/huoneen osan, jota työntekijä käyttää toimistonaan. Luontoisetua ei synny vain silloin, jos vuokrahinta vastaa markkinahintaa. On kuitenkin huomioitava, että vuokratulot ovat työntekijän verotettavaa tuloa, josta työnantajan on pidätettävä tulovero ja ilmoitettava se TSD:ssä. Tiedoksi. Vuokran maksaminen työntekijälle kotitoimiston käytöstä ei ole pakollista vaan ainoastaan yksi mahdollinen ratkaisu.
Kun työntekijä työskentelee etänä, työnantajalla saattavat vähentyä omistettavaan/vuokrattavaan toimistoon liittyvät yleiskustannukset tai tarve omistaa/vuokrata toimistoa lainkaan, mutta samalla työnantajan on otettava huomioon etätyöpaikan perustamis- ja käyttökustannukset. Virossa ei tällä hetkellä ole minkäänlaisia veroetuja etätyöpaikan perustamisesta tai käytöstä. Etätyöpaikkaa perustettaessa on verotuksen näkökulmasta otettava huomioon, jääkö työnantajan toimittama omaisuus työnantajan omistukseen vai saako työntekijä sen omaisuuden itselleen. Korvattaessa työntekijälle kotitoimistoon liittyviä kuluja on analysoitava kulujen yhteys liiketoimintaan ja työnantajan on perusteltava korvattavien kulujen osuus ja aiheutuneet kulut on asiakirjoilla toteennäytettävä, jotta työnantajan ei tarvitse maksaa korvattavilta kuluilta (luontoisedun) tulo- ja sosiaaliveroa.
Jos on kysymyksiä, ottakaa yhteyttä veroneuvojiimme ja oikeudellisiin neuvonantajiimme.
