Aikana, jolloin yhä useammat työntekijät ovat vaihtaneet osapuolten sopimuksella työnantajan toimiston kotitoimistoon, työnantajille voi syntyä väärä käsitys, että työntekijä on nyt jossakin muualla ja työnantajan on vain maksettava työntekijälle ajoissa. Todellisuus on, että vaikka kotitoimistoa työympäristönä hallitseekin työntekijä itse, kaikki työterveys- ja työturvallisuusvaatimukset koskevat myös sitä työntekopaikkaa. Työnantaja ja työntekijä eivät myöskään voi sopia näiden vaatimusten pätemättömyydestä, koska tällainen sopimus on lain vastainen ja pätemätön. Kun työnantaja antaa mahdollisuuden työskennellä kotitoimistossa, työnantajan on myös pohdittava, miten siinä tapauksessa noudatetaan työterveys- ja työturvallisuusvaatimuksia.
Tavallisesta tilanteesta ei poikkea se, että vaatimusten täyttäminen alkaa työnantajan taholta, joko täydentämällä olemassa olevaa riskianalyysiä tai tarvittaessa valmistelemalla uuden riskianalyysin, jonka aikana selvitetään vaaratekijät ja niistä johtuvat riskit kotitoimiston työympäristössä. Edellä esitetyn perusteella työnantaja voi toteuttaa lisätoimenpiteitä näiden riskien vähentämiseksi ja ehkäisemiseksi. On tärkeää mainita, että vaikka työnantaja ei voi vaatia paikan päällä tehtävän riskinanalyysin suorittamista työntekijän kotona, se ei ole este riskinanalyysin laatimiselle, koska se voidaan tehdä myös keskustelun, valokuvien ja muiden tietojen perusteella. Joten tällainen riskianalyysi perustuu hyvään viestintään työnantajan ja työntekijän välillä.
Kuten työnantajan toimipaikassa työskentelevän työntekijän kohdalla, työnantajan on järjestettävä myös kotitoimistossa työskentelevälle työntekijälle terveystarkastus työterveyslääkärin luona niin usein kuin työterveys- ja työturvallisuuslaki sitä edellyttää. Tässä yhteydessä on syytä muistuttaa, että työterveys- ja työturvallisuuslaki vaatii työnantajaa järjestämään työntekijän ensimmäisen lääkärintarkastuksen neljän kuukauden kuluessa työntekijän aloitettuaan työn. Seuraavat lääkärintarkastukset suoritetaan työterveyslääkärin määräämiin aikavälein, mutta ei harvemmin kuin kerran kolmessa vuodessa.
Vaikka työnantajalla ei ole hallintaa työympäristöstä kotitoimistossa työskentelyn tapauksessa, se ei sulje pois työnantajan oikeutta ja velvollisuutta ohjata työntekijää tavalla, jolla mahdollistaa työntekijän mahdollisten terveysriskien vähentämisen ja estämisen. Työnantaja voi luoda vastaavan ohjeen, jota työntekijän on noudatettava siitä hänelle ilmoittamisesta lähtien. Kotitoimistossa todennäköisesti yleisimmän työskentelymuodon eli näytön kanssa työskentelyn tapauksessa työnantaja voi ohjata työntekijää oikean istuma-asennon, työpisteen säätämisen, taukojen ym. osalta. Saattaa myös olla, että työnantajan on toimitettava työntekijälle kotitoimistossa työskentelyä varten lisätyövälineitä kuten esimerkiksi tuoli, pöytä ja/tai näyttö. Kollegani Kristiina Alt on kirjoittanut kyseisistä kuluista ja niiden verotuksesta artikkelissaan Etätyö – mahdollinen säästö työnantajalle?
COVID-19 pandemian aikana, jolloin ihmiset ovat jo velvollisia pitämään etäisyyttä ja vähentämään keskinäistä kanssakäyntiä, ei pidä aliarvioida myös työntekijöihin vaikuttavia psykososiaalisia riskitekijöitä. Toisin sanoen, työstressin esiintyminen ei ole poissuljettua tilanteessa, jossa työntekijä, joka on aiemmin työskennellyt päivittäin työnantajan toimipaikassa kollegoidensa kanssa, suorittaa nyt työtehtäviä pidempään erillään. Myös nykyisen pandemian aikana työnantajalla on useita vaihtoehtoja tämän riskin vähentämiseksi, kuten virtuaalisesti järjestetyt tiimikoulutukset, mielenterveyskoulutukset, työntekijöiden välisen virtuaalisen viestinnän helpottaminen sekä työntekijöiden suora tuki ja neuvonta.
Työnantajien ei myöskään pidä unohtaa, että työskentely kotitoimistossa ei sulje pois työtapaturmia. Työtapaturma on työntekijän terveyshaitta tai kuolema, joka tapahtui työnantajan määräämää työtehtävää suoritettaessa tai muussa hänen luvallaan tehdyssä työssä riippumatta siitä, tapahtuiko työtapaturma työnantajan toimipaikassa vai kotitoimistossa. Esimerkiksi tilanne, jossa työntekijä kotitoimistossaan työaikana liukastuu ja kaatuu saatetaan luokitella työtapaturmaksi. Työnantajan vastuu ja jatkotoimet tällaisen työtapaturman sattuessa ovat täsmälleen samat kuin tilanteessa, jossa työtapaturma tapahtuu työnantajan toimipaikassa. Kotitoimiston kohdalla työnantaja voi vähentää työtapaturmariskiä ohjeistamalla työntekijää välttämään erilaisia mahdollisesti vaarallisia tilanteita. Työnantaja voi esimerkiksi suositella johtojen ja muiden esineiden, joihin työntekijä voi kompastua, poistamista lattialta.
Yhteenvetona voidaan sanoa, että vaikka kotitoimistossa työskentelyn mahdollistaminen muuttaa merkittävästi työnantajan hallintaa työympäristön osalta, käytännössä ei tässäkään tilanteessa ole esteitä työturvallisuus- ja työterveysvaatimusten noudattamiselle. Työnantajan on syytä muistaa, että kotitoimistossa työskentelevän työntekijän hyvä fyysinen ja henkinen terveys on hyödyllistä myös yhtiön omasta näkökulmasta, sekä suoritettavan työn tehokkuuden että koko työyhteisön ilmapiirin kannalta.
Jos tarvitset lisää neuvoja ja apua tässä asiassa, Leinosen lakineuvojat ovat aina valmiita auttamaan sinua.
