Viron voimassa olevan lainsäädännön mukaan tilinpäätöksen esittäminen on pakollista kaikille virolaisille kirjanpitovelvollisille yhtiöille, ja tilinpäätöksen on oltava laissa säädetyn mallin mukainen. Tilikausi on 12 kuukautta, ja useimmissa tapauksissa tilikausi on kalenterivuosi, joka käsittää 1. tammikuuta ja 31. joulukuuta välisen ajan.
Tilinpäätökseen liittyvät toimet voidaan jakaa kahteen osaan. Ensinnäkin tilinpäätöksen laatiminen (mm. hyväksyminen hallituksen toimesta) ja vahvistaminen yhtiökokouksessa. Toiseksi tilinpäätöksen toimittaminen rekisterinpitäjälle.
Tilinpäätöksen laatiminen päättyy kun hallitus hyväksyy tilinpäätöksen. Hallituksen hyväksynnälle ei ole muodollista vaatimusta, ellei se johdu yhtiön omasta yhtiöjärjestyksestä. On kuitenkin tärkeää pitää mielessä, että selvyyden vuoksi ja hallituksen jäsenten välisten mahdollisten ristiriitojen välttämiseksi hallituksen päätös tilinpäätöksen hyväksymisestä kannattaa laatia kirjallisesti. Tarvittaessa hallitus voi samalla päätöksellä tehdä osakkaille tai yhtiökokoukselle myös ehdotuksen voitonjaosta tai tappion kattamisesta.
Seuraava tärkeä vaihe on tilinpäätöksen tarkastus tai tilintarkastus, jos yhtiö on velvollinen suorittamaan tarkastuksen tai tilintarkastuksen. Tilintarkastus tai tarkastus on pakollinen kirjanpitovelvollisille yhtiöille, jotka täyttävät vähintään kaksi seuraavista edellytyksistä:
| Ehto | Tilintarkastusvelvollisuus | Tarkastusvelvollisuus |
|---|---|---|
| Myyntitulo/tulot ylittävät | 4 000 000 euroa | 1 600 000 euroa |
| Varoja tilinpäätöspäivänä yhteensä yli | 2 000 000 euron | 800 000 euron |
| Työntekijöiden keskimääräinen lukumäärä ylittää | 50 henkeä | 24 henkeä |
Tilintarkastus tai tarkastus on pakollinen myös niille yhtiöille, jotka täyttävät vähintään yhden seuraavista edellytyksistä:
| Ehto | Tilintarkastusvelvollisuus | Tarkastusvelvollisuus |
|---|---|---|
| Myyntitulo/tulot ylittävät | 12 000 000 euroa | 4 800 000 euroa |
| Varoja tilinpäätöspäivänä yhteensä yli | 6 000 000 euron | 2 400 000 euron |
| Työntekijöiden keskimääräinen lukumäärä ylittää | 180 henkeä | 72 henkeä |
Pakollinen tarkastus voidaan korvata tilintarkastuksella. Tilintarkastuslain mukaan tilintarkastus on pakollinen jokaiselle osakeyhtiölle, jolla on enemmän kuin kaksi osakkeenomistajaa, valtion kirjanpitovelvolliselle, paikallishallinnon yksikölle, julkisoikeudelliselle oikeushenkilölle, valtion budjetista määrärahoja saavalle poliittiselle puolueelle ja yhtiölle, jossa valtiolla on vähintään valtion omaisuudesta annetussa laissa tarkoitettu päätösvalta.
Tilinpäätöksen tarkastus tai tilintarkastus on suoritettava myös, jos yhtiön osakkaat tai osakkeenomistajat ovat vapaaehtoisesti päättäneet tarkastuksesta tai tilintarkastuksesta.
Tilitarkastuksen vahvistamisesta päättävät yhtiön osakkaat tai yhtiökokous, ja hallitus toimittaa vahvistetun tilinpäätöksen kaupparekisteriin kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Kirjanpitolain mukaan toimitusjohto, osakkaat tai itsenäiset ammatinharjoittajat vahvistavat tilinpäätöksessä esitettyjen tietojen oikeellisuuden ja täydellisyyden, muun muassa sen, että tilinpäätös on laadittu tilinpäätösstandardin mukaisesti ja että se antaa oikean ja riittävän kuvan kirjanpitovelvollisen taloudellisesta tilanteesta, tuloksesta ja rahavirrasta. On myös syytä huomata, että voitonjako tai tappioiden kattaminen tapahtuu ainoastaan vahvistetun tilinpäätöksen perusteella. Yhtiökokous voi päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja osinkojen maksamisesta samanaikaisesti tai päättää osinkojen maksamisesta myöhemmin.
Osakkailla tai osakkeenomistajilla on valta päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta. Jos tilinpäätöstä ei vahvisteta eikä toimiteta rekisterinpitäjälle, yhtiö rikkoo velvollisuuttaan toimittaa tietoja rekisterinpitäjälle. Pahimmassa tapauksessa velvollisuuden rikkominen voi johtaa jopa yhtiön poistamiseen kaupparekisteristä.
1.2.2023 tulivat voimaan liiketoimintalain ja kaupparekisterilakiin muutokset, jotka antavat kaupparekisterille mahdollisuuden helpommin poistaa rekisteristä oikeushenkilöt, jotka eivät ole toimittaneet tilinpäätöstään määräaikaan mennessä. Tässä yhteydessä kaupparekisteriportaalin tilinpäätöksen toimittamisympäristöön on lisätty mahdollisuus toimittaa tilinpäätös, jota yhtiökokous ei ole vahvistanut. Tällöin tilinpäätökseen liitetään julkinen merkintä siitä, että tilinpäätöstä ei ole vahvistettu, mutta tilinpäätöksen toimittamisen myötä kaupparekisteri katsoo, että tilinpäätöksen toimittamisvelvollisuus on täytetty. Jos yhtiön osakkeenomistajat tai yhtiökokous päättää vahvistaa tilinpäätöksen sen jälkeen, kun tilinpäätös on toimitettu edellä mainitulla merkinnällä varustettuna, toimitusjohdon on toimitettava rekisterinpitäjälle uusi tilinpäätös ilman kyseistä merkintää, ja hallituksen on allekirjoitettava se uudelleen.
Jättämällä tilinpäätöksen toimittamatta yhtiö saattaa vaarantaa olemassaolonsa. Siksi on tärkeää täyttää tilinpäätöksen vahvistamisen ja toimittamisen vaatimukset oikein ja ajallaan. Leinonen OÜ: n oikeusneuvojat ovat valmiita auttamaan ja neuvomaan asiakkaita Viron liiketoimintalain vaatiman tilinpäätöksen vahvistamispäätöksen valmistelussa ja tarvittaessa siihen liittyvien toimien toteuttamisessa.
