Riigikogu hyväksyi 20.2.2019 kirjanpitolain muuttamisesta annetun lain, jossa säädetään julkisen sektorin laskutusmenettelyistä ja siirtymisestä verkkolaskuihin. Verkkolasku on koneellisesti luettava lasku, joka syötetään tietojärjestelmään vain kerran ja johon sisältyviä tietoja lukevat kaikkien asianosaisten tietokoneet.
Verkkolaskuihin siirrytään kahdesta pääsyystä:
- Paperiset ja PDF-laskut ovat kalliita ja niiden käsittely vie aikaa ja vaatii paljon lisätyötä.
- Siirtyminen verkkolaskuihin tarvitaan, jotta valtion kirjanpito voisi siirtyä yhtenäiseen laskujenkäsittelyjärjestelmään, mikä puolestaan auttaa säästämään laskujen käsittelyyn kuluvaa työmäärää ja aikaa, parantaa tietojen laatua ja säästää veronmaksajan rahaa.
Kaikki organisaatiot voivat teettää kaupparekisteriin merkinnän siitä, että he ottavat vastaan verkkolaskuja. Sitä paitsi verkkolaskurekisteri antaa käsityksen yhteistyökumppanien valmiudesta ottaa vastaan verkkolaskuja https://ariregister.rik.ee/index?lang=eng.
On muistettava, ettei verkkolaskuja toimiteta normaalia sähköpostiosoitetta käyttäen, vaan kyseessä on standardoitu tunnus, jolla tunnistetaan kirjanpitovelvollinen koneellisesti luettavan tositteen vastaanottajana. Verkkolaskuosoite koostuu maakoodista ja Y-tunnuksesta, sen puuttuessa muusta asianmukaisesta tunnuksesta.
Virossa verkkolaskuja on käytetty jo 15 vuoden ajan. Vuodesta 2019 Viro käyttää Euroopan unionin verkkolaskustandardia, mikä helpottaa verkkolaskujen lähettämistä muihin jäsenmaihin ja vastaanottamista muista jäsenmaista.
Useimpien toiminnanohjausjärjestelmien (ERP eli Enterprise Resource Planning – kirjanpito-ohjelma, jolla voi laatia ja lähettää myyntilaskuja ja johon voi syöttää ostolaskuja) käyttäjien tulee ERP:stä käsin tapahtuvaa verkkolaskutusta varten tehdä sopimus operaattorin kanssa tai hankkia asianmukainen liittymä.
Jäljempänä on epätäydellinen luettelo Virossa suosituista toiminnanohjausjärjestelmistä, joilla on ERP-valmius:
1C, Account Studio, Briox, Buum, CompuCash 4000, Directo, Eeva, Epicor, ERPLY, Hansaworld (HansaRaama, StandardBooks, SmartApps), Joosep, Korto (taloyhtiöille), Ladu 20, Merit Aktiva, Microsoft Dynamics AX, Microsoft Dynamics NAV, Noom 2.0, Pilve Aktiva (Merit Aktivan pilviversio), PMen, Rapid, RV-Soft, SAP, Scoro, SimplBooks, SmartAccounts, Sysdec SAF, Taavi Tarkvara, Tresoor, VERP, Vesiir.
Jos verkkolaskujen laadinta ERP:ssä ei ole mahdollista, käytä tietojenvaihtopalvelua tarjoavan operaattorin (Omniva, Telema, Edisoft, Tieto tai muu) apua.
Operaattorin palvelua käytettäessä verkkolaskutus voi olla maksullista (kuukausi- tai kertamaksun perusteella), kun taas nykyaikaiset toiminnanohjausjärjestelmät antavat mahdollisuuden lähettää verkkolaskuja ilmaiseksi (maksu sisältyy ERP:n käyttö- tai huoltomaksuun).
Verkkolaskuoperaattorit ovat yhteydessä toisiinsa keskinäisillä sopimuksilla (ns. roaming-sopimuksilla), jotka sallivat koneellisesti luettavien laskujen lähettämisen toisen operaattorin ohjelmistosta toisen operaattorin ohjelmistoon. Roaming-sopimuksen ollessa voimassa verkkolaskut välittyvät operaattorilta toiselle maksutta.
Tärkeää on myös tietää, että jos yrityksen käyttämä ERP, jossa laaditaan koneellisesti luettavat laskut, ei noudata Viron verkkolaskustandardia, mutta ERP on liitetty operaattoriin, operaattori yleensä muuntaa verkkolaskun oikeaan sanomamuotoon.
Pienyrittäjille on apuna valtion omistama selainpohjainen kirjanpito-ohjelma e-arveldaja, joka auttaa hoitamaan yksinkertaista kirjanpitoa ja takaa myös mahdollisuuden lähettää ja ottaa vastaan verkkolaskuja.
Lisää tietoa ja ohjeita verkkolaskujen laadinnasta ja käsittelystä voi löytää Viron valtiovarainministeriön (Rahandusministeerium) kotisivulta.
Leinosen kokeneet asiantuntijat auttavat sinua selvittämään yrityksesi kirjanpito-ohjelmiston verkkolaskuvalmiudet, antavat mielellään neuvoa ja tarvittaessa auttavat sinua verkkolaskutusasioissa.
