Šiandien verslo operacijų valdymas ir finansų apskaita neatsiejama nuo skaitmeninių įrankių ir pažangių programų naudojimo. Steigiant naują įmonę ar augant verslui, keičiant turimą buhalterinės apskaitos programą ar ją atnaujinant labai svarbu įsivertinti, kad finansų valdymo sistema būtų patogi, pritaikyta kasdieniams įmonės procesams bei poreikiams ir padedanti efektyviai valdyti finansinius duomenis. Toliau šiame straipsnyje aptarsime pagrindinius kriterijus, kuriuos reikia įvertinti renkantis apskaitos valdymo programą.
Įmonės specifika, tikslai bei poreikiai
Vienas pagrindinių kriterijų renkantis finansų apskaitos programą yra jos galimybės maksimaliai padengti visas reikiamas įmonės veiklos sritis. Priklausomai nuo įmonės dydžio, augimo potencialo ir veiklos specifikos (gamyba, prekyba, elektroninė prekyba) renkantis apskaitos programą vertinamos būtent šių veiklos sričių funkcionalumų galimybės ir apimtys, pradedant nuo pirkimų/pardavimų dokumentų, turto, atsargų, sandėlio apskaitos ir baigiant darbo užmokesčio, sutarčių ar projektų apskaita. Taip pat, į ką didelės bei sparčiai augančios įmonėms turėtų atsižvelgti renkantis programą yra apskaitos modulių pasirinkimas ir jų pritaikymas konkretiems įmonėms poreikiams.
Apskaitos programos įsigijimo, palaikymo bei atnaujinimo išlaidos
Į programos įsigijimo ir palaikymo kainą turi būti įskaičiuojami ne tik pradinės licencijos įsigijimo, bet taip pat programos palaikymo ir atnaujinimo kaštai.
Apskaitos programos įsigijimo ir palaikymo kainą sudaro, ir dažnu atveju padidina, programos diegimo ir mokymų, vėlesnio techninio palaikymo, išsamių programos instrukcijų aktualizavimo bei vartotojų administravimo išlaidos. Todėl verta iš anksto aptarti, ar papildomi programos atnaujinimai yra įskaičiuoti į įsigijimo kainą ar už juos reikės mokėti papildomai.
Kuo daugiau atsakomybių ir veiksmų gali atlikti atsakingi darbuotojai įmonės viduje tuo mažiau teks ateityje kreiptis į programinės įrangos diegimo partnerius ir papildomai už tai mokėti. Kuo apskaitos programa yra kompleksiškesnė, turinti nestandartinių tik konkrečios įmonės poreikius atliepiančių funkcionalumų ir sprendimų tuo jos palaikymo ir administravimo kaštai bus didesni.
Automatinių integracijų ir sąsajų galimybės su kitomis verslo valdymo programomis
Vienas svarbiausių buhalterinės apskaitos programos privalumų yra tiesioginė integracija su dokumentų valdymo sistema. Esant tiesioginei sistemų integracijai, tam tikri dokumentų valdymo sistemos katalogai, pvz., gautų PVM sąskaitų faktūrų registrai, gali būti tiesiogiai susieti su apskaitos programa ir automatizuotų sprendimų pagalba automatiškai importuoti į apskaitos sistemą.
Apskaitos programos automatinis susiejimas su personalo valdymo programomis taip pat labai palengvina tiek apskaitos, tiek ir personalo administravimo darbą. Programoms automatiškai keičiantis informacija (ligos, atostogų ar kitų neatvykimų) ir darbo užmokesčio skaičiavimus įtakojančiais duomenimis (komandiruotės, mamadieniai/tėvadieniai, auginamų vaikų skaičius, ir kt.) leidžia automatizuoti darbo užmokesčio, mokesčių ir kitų išmokų skaičiavimo procesą bei sumažinti rankiniu būdu įvedamos informacijos kiekį ir klaidų tikimybę.
Įmonėms, turinčioms intensyvius prekių ar atsargų srautus, aktualu atsižvelgti, ar galima apskaitos programos integracija su sandėlio valdymo sistema. Ši integracija ypač aktuali prekybos, gamybos, logistikos, e-komercijos, farmacijos bei maisto produktais ir gėrimais prekiaujančioms įmonėms. Apskaitos ir sandėlio valdymo programų integracija palengvina užsakymų vykdymą ir prekių bei atsargų paiešką, padeda efektyviai valdyti atsargas, sekti prekių/atsargų informaciją realiu laiku, generuoti išsamias ataskaitas, optimizuoti tiekimo grandinės procesus. Programų integracija ne tik didina įmonės procesų efektyvumą, bet ir gerina įmonės konkurencingumą.
Apskaitos programos sąsaja su kitomis verslo valdymo sistemomis, tokiomis kaip CRM, elektroninės prekybos platformomis, EDI bei kitomis sistemomis ar verslo analitikos įrankiais (pvz. Power BI) taip pat yra vienas svarbiausių kriterijų renkantis apskaitos programą. Sistemų integracijos užtikrina tiesioginį duomenų importą į apskaitos sistemą (viskas vyksta realiuoju čia ir dabar laiku). Taip pat atsižvelkite, ar apskaitos sistema palaiko reikiamų ataskaitų formatą, pvz., SAF-T ar kitų ataskaitų, kurias rengti ir teikti privaloma pagal teisės aktų reikalavimus.
Pasinaudodami šiomis integracijomis ir įrankiais, įmonių vadovai gali gauti aktualią informaciją ir operatyviai priimti strateginius sprendimus.
Apskaitos automatizacijos galimybės: sprendimai, be kurių neįsivaizduojama šiuolaikinė apskaita
Šiandien daugelį pasikartojančių apskaitos operacijų palengvina automatizuoti ar robotizuoti sprendimai, leidžiantys dirbti greičiau, tiksliau ir efektyviau. Tokie įrankiai tapo neatsiejama kasdienių procesų dalimi, suteikdami galimybę supaprastinti ir optimizuoti įvairias užduotis.
Populiariausi sprendimai, be kurių sunku įsivaizduoti kasdienį apskaitos vedimą:
- Automatinis mokėjimų informacijos importas ir eksportas į elektroninės bankininkystės sistemas.
- Automatinis įplaukų ir išlaidų sudengimas su skolomis, kartu siunčiant pradelstų skolų priminimus.
- Pardavimo sąskaitų formavimas pagal pateiktus užsakymus.
- Darbo užmokesčio ir susijusių mokesčių apskaičiavimas pagal pasirinktus nustatymus.
- Masinės apskaitinio periodo uždarymo procedūros, tokios kaip ilgalaikio turto nusidėvėjimo fiksavimas.
Be jau įprastų funkcionalumų, modernios apskaitos sistemos vis dažniau siūlo inovatyvesnius sprendimus, kurie, nors dar nėra plačiai paplitę, tampa reikšmingu veiksniu renkantis programą:
- Automatinis sąskaitų registravimas apskaitoje;
- Automatizuoti mokėjimai tiekėjams ir institucijoms;
- Mokesčių ataskaitų bei deklaracijų parengimas pagal galiojančius teisės aktus, institucijų nustatytu formatu ar net sudarant tiesiogines integracijas su institucijų duomenų sistemomis;
- Realiuoju laiku formuojamos finansinės ir valdymo ataskaitos bei vykdoma duomenų analizė naudojant integruotus finansų analitikos įrankius;
- Automatinis projektų, sutarčių ir kitų apskaitos operacijų bei išlaidų dokumentų registravimas, tikrinimas, tvirtinimas ir atitikties įvertinimas bei kontrolė;
- Automatinė biudžetų kontrolė.
Minėti sprendimai ne tik palengvina darbą, bet ir padidina veiklos skaidrumą bei efektyvumą, todėl jų diegimas tampa neatsiejama modernios apskaitos sistemos dalimi.
Įmonės plėtros planai ir galimybė plėstis į tarptautines rinkas
Apskaitos programa turi atitikti tiek vietinius, tiek ir tarptautinius apskaitos standartų reikalavimus. Įmonei augant ir plečiant savo operacijas, svarbu, kad programa būtų lanksti, lengvai integruojama su naujais moduliais ir funkcionalumais. Įmonėms, veikiančioms tarptautinėje rinkoje, svarbus daugiavaliutės apskaitos palaikymas. Taip pat, programa turi būti pajėgi apdoroti nuolat augantį dokumentų kiekį ir naudotojų skaičių bei užtikrinti skirtingų lygių bei teisių naudotojų prieigų kūrimą ir kuo paprastesnį jų administravimą.
Įmonėms priklausančioms įmonių grupei apskaitos programos pasirinkimą lemia galimybė automatiškai išskirti ir surinkti dukterinių ir susijusių įmonių operacijas, identifikuoti ir pašalinti tarpgrupines operacijas finansinėse ataskaitose, o esant poreikiui perskaičiuoti atskirų įmonių finansinius duomenis pagrindine valiuta bei naudoti standartinius šablonus reikiamų ataskaitų ir duomenų atvaizdavimui.
Ataskaitų vadovams šablonų formavimo galimybė
Organizacijų vadovams svarbu greitai ir patogiai formuoti mėnesio, metines ir kitas aktualias ataskaitas. Galimybė apskaitos programoje susikurti individualius ataskaitų šablonus ir rinkinius leidžia greitai priimti duomenimis grįstus sprendimus. Kai kurios apskaitos programos siūlo analitikos modulius, kurių pagalba galima lengvai filtruoti, grupuoti ir vizualizuoti informaciją, taip supaprastinant svarbios informacijos apibendrinimą ir pateikimą įmonės atstovams.
Atitikimas saugumo, BDAR ir kitiems reguliavimo reikalavimams
Finansinių duomenų saugumas tapo didžiausiu iššūkiu skaitmeninėje eroje. Todėl renkantis buhalterinės apskaitos programą būtina įsitikinti, kad jūsų finansiniai duomenys bus kaupiami ir saugomi laikantis visų naujausių duomenų apsaugos reikalavimų, įskaitant BDAR. Įsitikinkite, kad jūsų svarstoma sistema siūlo automatines duomenų atsarginių kopijų darymo ir atkūrimo galimybes, užtikrinančias, kad finansinė informacija nebus prarasta sistemos gedimo, kibernetinės atakos ar stichinės nelaimės atveju.
Duomenų saugumui palaikyti būtina įdiegti apsaugą nuo neteisėtos prieigos (slaptažodžių valdymas, duomenų šifravimas, ir pan.), vykdyti naudotojų autentifikavimo ir prieigų kontrolę. Pažangios verslo valdymo sistemos gali nustatyti vartotojų teises, užtikrindamos, kad darbuotojai galėtų naudotis tik ta finansine informacija, kuri reikalinga jų funkcijoms atlikti. Visi svarbūs programoje atliekami veiksmai ar pakeitimai bei juos atlikę vartotojai privalo būti registruojami ir saugomi.
Galiausiai, šiuolaikinėje apskaitos valdymo sistemoje turi būti įdiegtos antivirusinės ir apsaugos nuo įsilaužimų bei kibernetinių atakų programos.
Programos naudojimo patogumas, mobilumas ir prieiga nuotoliu
Naudotojui renkantis apskaitos sistemą svarbiausi aspektai yra patogus valdymo langas, intuityvi operacijų ar ataskaitų formavimo sąsaja bei greitas ir patogus duomenų įvedimas, kai vieną kartą įvesta informacija automatiškai pritaikoma ir panaudojama formuojant kitas operacijas. Intuityvi sistema užtikrina greitesnį jos įsisavinimą.
Galimybė naudotis programa per mobiliąją aplikaciją ar naršyklę yra svarbus privalumas, ypač įsivyravus nuotolinio ir hibridinio darbo kultūrai. Apskaitos programos mobilumas ir patogumas glaudžiai susijęs su galimybe jungtis prie sistemos per įvairius skirtingus įrenginius (kompiuterius, planšetinius kompiuterius ar telefonus) leidžiant naudotojams patogiai valdyti apskaitos duomenis ir lengvai keistis informacija nepriklausomai nuo įrenginio tipo ir jungimosi lokacijos.
Apskaitos programa, suteikianti galimybę komunikuoti bei keistis informacija programos viduje ir su išorės kontaktais, gerokai palengvina buhalterių darbą. Tokie funkcionalumai kaip dokumentų peržiūra, tvirtinimas ir pasirašymas taip pat padeda efektyviai valdyti apskaitos valdymo procesus. Be to, galimybė automatiškai siųsti pranešimus, suderinimo aktus, pasiūlymus pirkimo užsakymus ar jų patvirtinimus, užtikrina efektyvų, kokybišką ir dokumentuotą procesą.
Programos partnerių reputacija, patikimumas ir patirtis
Kuriant ilgalaikius verslo santykius taip pat ir renkantis apskaitos ar verslo valdymo sistemų partnerius labai svarbu įvertinti kam patikėsite diegti programą. Partnerio gebėjimas užtikrinti ilgalaikį įsipareigojimų vykdymą bei operatyviai spręsti kilusias kritines problemas yra esminiai sėkmingo bendradarbiavimo aspektai. Tikėtina, kad programų diegėjai, rinkoje veikiantys bent keletą metų bus labiau patyrę, pasimokę iš ankstesnių patirčių, gebantys atlikti diegimo darbus kokybiškiau ir greičiau. Pasirinkę patyrusius partnerius išvengsite klaidų ir papildomų išlaidų. Be to, jų patirtis su panašiomis įmonėmis gali būti papildomas privalumas, padedantis įgyvendinti sprendimus, pritaikytus specifiniams jūsų verslo poreikiams.
Įvertinus ir apsvarsčius visus aukščiau išvardintus kriterijus buhalterinės apskaitos programos pasirinkimo sprendimas tampa lengvesnis, labiau pagrįstas ir atsiperkantis. Tuo atveju, kai įmonė neturi pakankamai žmogiškųjų ir finansinių resursų bei kompetencijų kokybiškam finansų valdymui, apskaitos procesus ar jų dalį verta patikėti išoriniams partneriams. Apskaitos paslaugas teikiančios įmonės yra sukaupusios įvairių verslo sričių patirties, platesnes kompetencijas ir atitikties žinias, bei yra atsirinkusios įvairiems įmonių poreikiams pritaikytas apskaitos programas, taip užtikrindamos tvarų ir sėkmingą bendradarbiavimą.
