Lai motivētu darbiniekus, uzņēmumu vadītājiem jāņem vērā dažādi aspekti, tostarp dažādu stimulu efektivitāte un to reālās izmaksas. Prakse rāda, ka vislabākie rezultāti tiek sasniegti, kad bonusi tiek pielāgoti darbinieku vēlmēm. Populārākie bonusi ir konkurētspējīgs atalgojums, piemaksas par sasniegumiem, profesionālās izaugsmes iespējas, veselības apdrošināšana, elastīgs darba laiks, kā arī uz uzņēmuma rēķina nodrošināta ēdināšana un transports. Šos un citus bonusu veidus, kā arī to reālās izmaksas un saistītos nodokļus, skaidro “Leinonen” vecākā nodokļu konsultante Līga Skuja.
Naudas prēmijas ir efektīvas, bet ar lieliem nodokļiem
Viens no populārākajiem un darbinieku visaugstāk novērtētajiem stimuliem ir naudas prēmijas. Šīs prēmijas var izmaksāt katru gadu, pusgadā, ceturksnī vai pat reizi mēnesī. Bieži vien tās piešķir, pamatojoties uz sniegumu, darba kvalitāti vai sasniegtajiem rezultātiem. Taču svarīgi atzīmēt, ka gada vai ceturkšņa prēmijas tiek apliktas ar nodokli līdzīgi kā parastā alga: tiek piemērots iedzīvotāju ienākuma nodoklis (IIN) 20% vai 23% (31%) apmērā un valsts sociālās apdrošināšanas iemaksas (10,50% darbinieka daļa + 23,59% darba devēja daļa).
Bez veselības apdrošināšanas nekādi
Veselības apdrošināšana ir viena no būtiskākajām priekšrocībām, ko darbinieki pat sagaida no sava darba devēja. Šī priekšrocība nodrošina pieeju privātai veselības aprūpei, ātrākai diagnostikai un medicīniskām pārbaudēm, kā arī kompensē izdevumus par zālēm un zobārstniecības pakalpojumiem.
Darba devējiem veselības apdrošināšana ir izdevīga, jo tās izmaksas, kas nepārsniedz 10% no darbinieka bruto algas (bet ne vairāk kā 750 eiro 2024.gadā), netiek apliktas ar algas nodokļiem. Ja šī summa tiek pārsniegta, pārsnieguma daļa tiek aplikta ar nodokļiem.
Apmācība – abpusēji izdevīgs ieguvums
Darbinieku apmācības ir vērtīgs ieguvums, kas veicina gan uzņēmuma, gan darbinieku attīstību. Uzņēmumi var segt darbinieku apmācības izdevumus, piemēram, par konferenču vai valodu kursu apmeklējumu, ja šīs apmācības ir tieši saistītas ar darbinieka pienākumiem, piemēram, grāmatvedis apmeklē grāmatvedības kursus, lai celtu kvalifikāciju. Šādus izdevumus var uzskatīt par attaisnotiem uzņēmuma izdevumiem un neaplikt ar nodokļiem. Tomēr, ja apmācības nav saistītas ar darbinieka darbu, piemēram, ja darbinieks mācās hobija līmenī (piemēram, apgūstot dejas vai japāņu valodu), šos izdevumus uzskata par bonusiem, kas tiek aplikti ar nodokļiem.
Svarīgi arī atzīmēt, ka, ja apmācība nav saistīta ar darbinieka darba funkcijām, uzņēmums par šādiem izdevumiem pievienotās vērtības nodokli (PVN) nevar “norakstīt”.
Izglītības izdevumi – jauna iespēja
No 2024. gada darba devēji var segt arī darbinieku izglītības izdevumus par studijām augstskolās Latvijā un citās Eiropas Savienības vai Eiropas Ekonomiskās zonas valstīs. Taču priekšnoteikums, līdzīgi kā apmācībām, ir, lai studijas ir saistītas ar prasmēm, kas nepieciešamas darbam. Ja tas tā ir, šos uzņēmuma izdevumus neapliek ar nodokļiem.
Ēdināšana un ceļojumi: nodokļi atšķiras
Darba devēji bieži piedāvā bezmaksas uzkodas, kafiju vai pusdienas saviem darbiniekiem. Tas ir vienkāršs un arī izdevumu ziņā draudzīgs motivācijas veids. Ja uzņēmumā ir noslēgts koplīgums, uzņēmuma izdevumi kafijas, saldumu, augļu un citu kārumu iegādei nav uzskatāmi par ieguvumu darbiniekiem, un tādējādi netiek aplikti ar nodokļiem. Koplīgums šajā gadījumā garantē, ka ieguvums konkrētam darbiniekam nav personificējams. Ja koplīguma nav, šie izdevumi jāuzskaita kā darbinieka apliekamie ienākumi.
Darba devējs var nodrošināt darbinieka ēdināšanu, nemaksājot algas nodokļus, taču ir noteikti nosacījumi un ierobežojumi, piemēram, jābūt spēkā koplīgumam un darbinieka ēdināšanas izdevumi nepārsniedz 480 eiro gadā (vidēji 40 eiro mēnesī).
Bieža uzņēmumu kļūda ir bonusi, kad tā saņēmējs darbinieku vidū ir skaidri identificējams un bonusa vērtību var izmērīt, piemēram, darbiniekam tiek iegādāts ceļojums. Taču šādi izdevumi ir ienākuma nodokļa ziņā neatļauti atskaitījumi un ir jāpiemēro IIN. Bieži tiek uzskatīts – ja izdevumi tiek attiecināti uz neatļautajiem atskaitījumiem, nav jāaprēķina ieguvums darbiniekam – diemžēl tas tā nav.
Vēl viens nodokļu optimizācijas veids, ko bieži izmanto uzņēmumi, ir klasificēt darbinieku komandas pusdienu izmaksas kā reprezentācijas izdevumus. Diemžēl šāds risinājums no likuma viedokļa nav īsti pareizs un ir riskants. Reprezentācijas izdevumi ir īpaši paredzēti kontaktu veidošanai ar potenciālajiem vai esošajiem klientiem. Līdz ar to pusdienas ar kolēģiem nav kvalificējamas kā reprezentācija.
Turklāt, svarīgi ņemt vērā: ja runa ir par darbiniekiem sniegtajiem ēdināšanas pakalpojumiem, PVN nevar tikt “norakstīts”.
Komandas pasākumi – izklaide vai izglītošanās?
Organizējot komandas saliedēšanas pasākumus, ir svarīgi atšķirt, vai pasākums ir izklaidējošs vai izglītojoša rakstura. Ja pasākumam ir izklaides raksturs (piemēram, Ziemassvētku balle), var uzskatīt, ka darbinieks ir saņēmis bonusu atkarībā no tā, vai katram indivīdam piešķirtais labums ir izmērāms. Kad rodas izmaksas par norises vietas īri un ēdināšanu, katram darbiniekam sniegto bonusu ir grūti noteikt, tāpēc IIN saistības nerodas. Tomēr, ja darbinieki pasākuma laikā saņems konkrētas dāvanas (piemēram, ceļojumu uz Maldīvu salām), šīs dāvanas tiks apliktas ar nodokli kā bonuss, līdzīgi kā alga.
Izglītojošiem pasākumiem IIN vai valsts sociālās apdrošināšanas saistības nerodas. Bieža kļūda, ko pieļauj uzņēmumi, ir mēģināt klasificēt izklaides pasākumus kā izglītojošu vai reprezentatīvu pasākumu ar klientu dalību, neskatoties uz to, ka klientu skaits ir mazs vai vispār nav. No likuma viedokļa neatbilstoši ir arī gadījumi, kad darbinieku un klientu attiecība pasākumā ir nesamērīga (piemēram, 20 darbinieki un divi klienti). Valsts ieņēmumu dienests (VID) pārbaudēs var viegli noteikt, vai pasākums patiešām bijis izglītojošs vai izklaidējošs.
Ir vērts atcerēties, ka izglītojošu pasākumu var klasificēt kā komandējumu. Vēl viena būtiska nianse ir tā, ka, ja uzņēmumā ir noslēgts koplīgums, izklaides pasākumu izmaksas, kurās nav iespējams identificēt konkrētu ieguvumu darbiniekiem, tiek attiecinātas uz pieļaujamiem atskaitījumiem. Ja koplīguma nav, šīs izmaksas tiek uzskatītas par neatļautiem atskaitījumiem. Bieži grāmatveži kļūdaini uzskata, ka, klasificējot izdevumus kā neatļautus atskaitījumus, nav jāaprēķina iedzīvotāju ienākuma nodoklis (IIN) vai sociālās apdrošināšanas iemaksas. Tas nav pareizi — IIN un sociālās apdrošināšanas iemaksas ir jārēķina, ja darbinieks gūst materiālu labumu.
Uzņēmumiem tomēr ir atļauts pasniegt darbiniekiem dāvanas līdz 15 eiro gadā, par ko papildu nodokļi netiek piemēroti. Visbeidzot, ja darba devējs organizē izklaides pasākumu, PVN atskaitīšana par pasākuma izmaksām nav atļauta. Taču, ja pasākums ir izglītojošs, PVN atskaitīšana ir iespējama.
Iemaksas darbinieka trešā līmeņa pensiju uzkrāšanas fondā
Uzņēmumi arvien biežāk izmanto iespēju veikt iemaksas darbinieku pensiju 3. līmenī. Šīs iemaksas, kas nepārsniedz 10% no darbinieka bruto algas, netiek apliktas ar IIN. Ja iemaksas pārsniedz šo limitu, pārsnieguma daļa tiek aplikta ar nodokli līdzīgi kā alga. Darba devēja iemaksas privātajos pensiju fondos no saviem līdzekļiem tiek uzskatītas par saimnieciskās darbības izmaksām.
Veiksmīgas bonusu sistēmas indikators – darbinieku novērtējums
Uzņēmumi Latvijā piedāvā dažādus darbinieku bonusu stimulus, kas var ietvert arī unikālas priekšrocības. Piemēram, daži uzņēmumi piedāvā akcijas ar iespēju saņemt dividendes, apmaksā bakalaura vai maģistra grāda iegūšanu, nodrošina veselības apdrošināšanu darbinieka ģimenes locekļiem, sedz transporta izmaksas, kompensē automašīnas izmantošanas un stāvvietas maksu, piedāvā papildu atvaļinājuma dienas, kā arī kompensē izdevumus, kas saistīti ar attālinātu darbu. Papildus tiek rīkoti pasākumi un ceļojumi uz ārzemēm, nodrošināts saīsināts darba laiks, segtas sporta zāles izmaksas un pasniegtas dāvanas svarīgos dzīves notikumos.
Tomēr, lai bonusa sistēma efektīvi motivētu darbiniekus, svarīgi izvērtēt gan uzņēmuma iespējas, gan darbinieku vajadzības. Piemēram, ja darbiniekus motivē uzņēmuma apmaksātas studijas vai kursi, kas nav tieši saistīti ar darbu, piemēram, augu kopšana vai mākslas kursi, tas var būt labs veids, kā veicināt gandarījumu par darbu. No grāmatvedības skatupunkta šādi pabalsti būtu uzskatāmi par materiālu labumu, un tiem būtu jāpiemēro nodokļi kā daļai no darbinieka atalgojuma. Tomēr, aprēķinot šādu pabalstu izmaksas uzņēmumam, var rast līdzsvaru starp darbinieku personības izaugsmi un uzņēmuma budžetu. Šī līdzsvara panākšana ir būtiska, lai izveidotu motivējošu un lojalitāti veicinošu pabalstu sistēmu.
Raksts ir publicēts portālā Dienas Bizness:
Bonusi darbiniekiem: kā atrast līdzsvaru starp uzņēmuma iespējām un darbinieku vēlmēm? :: Dienas Bizness
