Darbinieku atlaišana attālināti: juridiskie un praktiskie aspekti video zvanu un iekšējo sistēmu izmantošanā Latvijā

Mūsdienās tehnoloģiju attīstība ir būtiski mainījusi uzņēmumu iekšējos procesus, tai skaitā personālvadību un darba tiesiskās attiecības. Attālinātais darbs, digitalizācija un automatizētas vadības sistēmas kļuvušas par ikdienu, kas uzņēmumiem ļauj optimizēt resursus un paātrināt lēmumu pieņemšanas procesus. Arvien vairāk uzņēmumu izvēlas izmantot digitālus rīkus ne tikai darbinieku pieņemšanai darbā, bet arī atlaišanas procesā.

Tradicionāli darbinieku atlaišana ir formāls un juridiski reglamentēts process, kurā liela nozīme ir rakstiskiem dokumentiem, skaidrai komunikācijai un darbinieka tiesību ievērošanai. Tomēr jautājums par to, vai attālināta atlaišana, piemēram, izmantojot video zvanu vai uzņēmuma iekšējo lietvedības (dokumentu aprites) sistēmu, ir juridiski korekta un atbilst Latvijas darba tiesību normām, joprojām ir diskutabls.

Šī tēma ir īpaši aktuāla, ņemot vērā trīs būtiskus aspektus. Pirmkārt, pēc Covid-19 pandēmijas daudzi uzņēmumi ir saglabājuši attālinātā darba praksi, kas nozīmē, ka darba tiesiskās attiecības arvien biežāk tiek regulētas attālināti. Otrkārt, digitalizācijas straujā attīstība ir izraisījusi nepieciešamību pēc skaidrām vadlīnijām attiecībā uz elektronisko dokumentu apriti, komunikāciju un juridiskajiem pierādījumiem darba attiecību izbeigšanas gadījumos. Treškārt, arvien biežāk darbinieki strādā citā valstī nekā atrodas uzņēmuma vadība, kas rada pārrobežu elementus dokumentu parakstīšanā un darba attiecību izbeigšanā.

Lai gan digitālie rīki nodrošina ērtību un efektivitāti, to izmantošana darbinieku atlaišanas procesā rada vairākus jautājumus. Vai atlaišana, izmantojot video zvanu, atbilst Darba likuma prasībām? Kā juridiski korekti noformēt darbinieka atlaišanu, ja to vēlas veikt, izmantojot uzņēmuma iekšējo lietvedības (dokumentu aprites) sistēmu? Vai šāds process neapdraud darbinieka tiesības un vai tas ir pietiekami caurskatāms, lai izvairītos no strīdiem un tiesvedības riskiem?

Darba likuma prasības attiecībā uz darbinieku atlaišanu

Darbinieku atlaišana ir juridiski reglamentēts process, kurā darba devējam jāievēro noteikti nosacījumi, lai darba tiesisko attiecību izbeigšana būtu likumīga un pamatota. Darba likuma 101. pants (“Darba devēja uzteikums”) un 112.¹ pants (“Uzteikuma paziņošana”) nosaka gan darba devēja tiesības uzteikt darba līgumu, gan prasības attiecībā uz atlaišanas paziņošanas veidu.

Darba devējam ir tiesības uzteikt darba līgumu rakstveidā tikai konkrētos gadījumos, kas ir skaidri definēti Darba likuma 101. pantā. Šajā pantā definētos gadījumus var iedalīt trīs lielākās grupās:

1. darba disciplīnas un ētikas pārkāpumi;
2. darbinieku profesionālās spējas un veselības stāvoklis;
3. Organizatoriskie un ekonomiskie iemesli.

Svarīgi atzīmēt, ka darba devējam ir pienākums sniegt pamatotu uzteikuma iemeslu, un jebkuram atlaišanas gadījumam jāatbilst darba tiesību aizsardzības principiem. Nepamatota vai neskaidra atlaišana var tikt apstrīdēta tiesā.

Darba likuma 112.¹ pants nosaka, ka darba devēja uzteikums darbiniekam ir jāiesniedz rakstveidā un tam ir jābūt skaidri izteiktam. Likumā noteikti vairāki iespējamie paziņošanas veidi:

1. iesniegšana personīgi – darba devējs vai viņa pilnvarota persona uzteikumu nodod darbiniekam klātienē, saņemot viņa parakstu par saņemšanu;
2. nosūtīšana ar ierakstītu vēstuli – uz darbinieka norādīto adresi, kas tiek uzskatīta par saņemtu septītajā dienā pēc nosūtīšanas;
3. nosūtīšana ar elektronisko parakstu – ja darbinieks ir iepriekš piekritis saņemt darba devēja dokumentus elektroniskā formā, izmantojot drošu elektronisko parakstu.

Darba likuma 112.¹ pants, kopsakarā ar Darba likuma 101. pantā ietverto atsauci, ka darba tiesiskās attiecības var uzteikt tikai rakstveidā, ir īpaši būtisks attālinātas atlaišanas gadījumā, jo rodas jautājums – vai video zvana un iekšējās lietvedības (dokumentu aprites) sistēmas izmantošana var tikt uzskatīta par juridiski korektu atlaišanas metodi?

Darbinieku atlaišana, izmantojot video zvana un iekšējās lietvedības (dokumentu aprites) sistēmas

Kā jau iepriekš norādīts, Darba likuma 112.¹ pants precīzi nosaka veidus, kā darba devējs ir tiesīgs paziņot darbiniekam darba līguma uzteikumu. Šie trīs likumā noteiktie veidi – uzteikuma izsniegšana personīgi, nosūtīšana ierakstītā vēstulē vai nosūtīšana uz darbinieka personīgo e-pasta adresi, kas atrunāta darba līgumā – ir izsmeļoši un nav interpretējami paplašināti. Arī Augstākās tiesas judikatūrā nostiprināta atziņa, ka šī tiesību norma nav piemērojama plašāk, nekā tas tieši norādīts likumā.

Šajā kontekstā būtiski pievērst uzmanību tam, ka darbinieka darba e-pasta adrese nav uzskatāma par piemērotu kanālu uzteikuma paziņošanai. Iemesls tam ir vienkāršs – darba devējam ir tiesības jebkurā brīdī liegt piekļuvi uzņēmuma nodrošinātajai e-pasta sistēmai. Tā rezultātā var rasties situācija, kurā darbiniekam faktiski nav iespējas iepazīties ar nosūtīto dokumentu vai uzteikums saglabājas sistēmā, kurai viņš vairs nevar piekļūt. Šādi apstākļi rada būtisku strīdu risku par to, vai uzteikums vispār ir darbiniekam paziņots atbilstoši likuma prasībām.

Līdzīgi apsvērumi attiecināmi arī uz lietvedības sistēmām. Ja vien šī sistēma netiek izmantota kā starpnieks uzteikuma nosūtīšanai uz darbinieka personīgo e-pasta adresi, tā nav piemērots paziņošanas veids. Tas izriet no tiem pašiem apsvērumiem, kas attiecas uz darba e-pastu – proti, darba devēja kontrole pār piekļuvi sistēmai var liegt darbiniekam reālu iespēju saņemt un iepazīties ar uzteikumu.

Attiecībā uz mūsdienu tehnoloģiju izmantošanu, piemēram, video zvanu platformām vai citām video ieraksta iekārtām, juridiskajā doktrīnā atzīts, ka šie rīki var tikt izmantoti, lai fiksētu darbinieka atteikšanos saņemt uzteikumu. Tas ir īpaši būtiski situācijās, kad uzteikums tiek izsniegts personīgi, bet darbinieks atsakās parakstīties par tā saņemšanu, un vienlaikus nav iespējams nodrošināt lieciniekus, kuri varētu apstiprināt faktu par dokumenta nolasīšanu. Šādos gadījumos videoieraksts kalpo kā pierādījums, ka darbiniekam uzteikums ir nolasīts, taču arī šī metode neaizstāj likumā noteiktās uzteikuma paziņošanas formas.

Video zvans var būt noderīgs kā saziņas veids vai priekšdarbs, taču pats uzteikums darbiniekam joprojām jānodod vienā no Darba likuma 112.¹ pantā izsmeļoši uzskaitītajiem veidiem. Pretējā gadījumā darba devējam jārēķinās ar risku, ka uzteikums var tik atzīts par spēkā neesošu, jo nav paziņots atbilstoši likumā noteiktajai kārtībai.

Noslēgums

Attālināta darbinieku atlaišana, izmantojot video zvanus un uzņēmuma iekšējās dokumentu aprites sistēmas, ir mūsdienīga pieeja, kas var uzlabot komunikācijas efektivitāti un procesa ātrumu, tomēr Latvijas Darba likums šādu praksi pieļauj tikai kā papildinošu, nevis pamata risinājumu. Likums skaidri nosaka trīs atļautos uzteikuma paziņošanas veidus – personīgi, ar ierakstītu vēstuli vai elektroniski ar drošu e-parakstu, ja par to panākta vienošanās ar darbinieku. Jebkura cita metode, tostarp iekšējās sistēmas vai video zvani, nav uzskatāma par juridiski pietiekamu paziņošanas veidu un var radīt būtiskus tiesvedības riskus.

Lai nodrošinātu darba attiecību izbeigšanas procesa caurskatāmību un tiesiskumu, darba devējiem jāievēro likumā noteiktās prasības un, ja nepieciešams, jāpielāgo savas digitālās procedūras tā, lai tās atbilstu normatīvajam regulējumam. Video zvani un tehnoloģiskie risinājumi var kalpot kā papildinājums komunikācijai, bet ne kā juridisks instruments darbinieka atlaišanas fakta nostiprināšanai.