Har ditt selskap utenlandske ansatte? Da er det viktig å vite hvordan lønn skal rapporteres korrekt i Norge. Leinonen Norway har lang erfaring på dette området. I denne artikkelen ser vi nærmere på hvordan prosessen fungerer, og hva som er viktig å huske på.
Hvordan rapporterer man lønn?
Tidligere måtte lønnsrapportering for utenlandske ansatte som jobbet på prosjekter i Norge gjøres manuelt via Altinn. I dag kan dette gjøres mer effektivt gjennom et lønnssystem som for eksempel Tripletex.
Alle ansatte må først registreres med nødvendige opplysninger som D-nummer, stilling og kontaktinformasjon. Når dette er på plass, blir rapporteringen mer effektiv, fordi opplysningene ligger i systemet og gjenbrukes automatisk. A-meldingen – den månedlige rapporten til Skatteetaten – kan da også leveres direkte via lønnssystemet.
Den mest tidkrevende delen av prosessen er selve oppsettet av ansatte i systemet. Her må alt være korrekt registrert for at rapporteringen skal bli fullstendig.
I tillegg må lønnsansvarlig ha oversikt over hvilket prosjekt den ansatte jobber på (kunde, prosjektperiode), og om vedkommende skal oppholde seg i Norge i mer enn 183 dager over en 12-månedersperiode, da dette påvirker skatteplikten.
D-nummer
Alle ansatte uten norsk fødselsnummer må ha et D-nummer før de kan begynne å arbeide i Norge. D-nummeret er et midlertidig identifikasjonsnummer som også er nødvendig for å søke om skattekort.
Som regel må arbeidstakeren møte opp til ID-kontroll på ett av 48 utvalgte skattekontor for å få D-nummer og skattekort. Leinonen kan bistå gjennom hele denne prosessen. D-nummeret benyttes også ved registrering i Folkeregisteret.
NUF-nummer
For at ansatte skal kunne rapporteres i Norge, må selskapet ha et norsk organisasjonsnummer. Har du kun et utenlandsk selskap, må du opprette et norskregistrert utenlandsk foretak (NUF). Vi kan hjelpe med denne etableringen.
Dersom selskapet allerede er registrert i Norge, må lønnsansvarlig registreres som regnskapsfører via Samordnet registermelding i Altinn. Meldingen sendes til daglig leder for signering. Når den er godkjent, får regnskapsfører de nødvendige rettighetene til å rapportere lønn.
HMS-kort
Innen enkelte bransjer – særlig bygg og renhold – er det krav om HMS-kort for alle arbeidstakere. Kortet fungerer som ID og viser hvem arbeidsgiver er. På byggeplasser er dette kortet påbudt for å få adgang.
Arbeidsgiver har ansvar for å bestille HMS-kort, men vi bistår gjerne med hele bestillingsprosessen.
Lønnslipper
Dersom dine ansatte er skattepliktige i Norge, er du som arbeidsgiver pliktig til å sende lønnslipper til hver enkelt ansatt. Bruker du et lønnssystem som Tripletex, sendes disse kryptert til de ansattes e-postadresser, slik at sensitive opplysninger ikke kommer på avveie. Arbeidsgiver må alltid godkjenne lønnskjøringen før utsendelse.
Fast driftssted og skatteplikt
Dersom virksomheten din opererer i Norge i mer enn 12 måneder, kan norske myndigheter vurdere at du har etablert et fast driftssted. Dette innebærer at virksomheten blir skattepliktig i Norge for inntekten generert her.
De ansatte blir samtidig skattepliktige i Norge for den lønnen de opptjener her – uavhengig av bostedsland. Hvis de også har skattepliktig inntekt i et annet EU-land, vil dobbeltbeskatning unngås gjennom skatteavtaler mellom landene. Skatt skal betales der inntekten faktisk er opptjent.
Ta kontakt
Å rapportere lønn for utenlandske ansatte i Norge krever kjennskap til både regelverk og praktiske løsninger. D-nummer, skattekort, A-melding, og eventuelle krav til HMS-kort må håndteres riktig for å unngå feil og forsinkelser. Bruk av et effektivt lønnssystem gjør prosessen enklere, og profesjonell bistand kan spare både tid og ressurser. Leinonen Norway har lang erfaring med dette og hjelper deg trygt gjennom hele prosessen – fra registrering til rapportering og rådgivning.
Ta kontakt, så ordner vi resten!
