Wraz z wejściem w życie nowych przepisów o pracy zdalnej uchylona zostanie aktualna (tymczasowa) podstawa do zlecenia pracy zdalnej, która znajduje się w tzw. ustawie covidowej. Oznacza to, że od 7.04.2023 r. jedyną podstawą wykonywania pracy zdalnej będzie kodeks pracy.
Wykonywanie pracy zdalnej może być zlecane, jeżeli pracownik posiada umiejętności i możliwości techniczne i biznesowe oraz zaplecze do wykonywania takiej pracy oraz rodzaj pracy na to pozwala.
Praca zdalna może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy (całkowicie poza siedzibą pracodawcy) albo częściowo – zarówno w siedzibie pracodawcy, jak i poza nią (na przykład 2 dni w siedzibie pracodawcy i 3 dni w domu pracownika).
Podstawowa forma pracy zdalnej opiera się na uzgodnieniu pomiędzy pracodawcą i racownikiem.
Praca zdalna:
- Wykonywana jest z dala od miejsca swojej stałej pracy
- Pracodawca ma możliwość wskazania miejsca
- Może być nałożona przez pracodawcę
- Może być wnioskowana przez pracownika
Procedury, dokumenty
W przypadku pracy zdalnej Pracodawca sporządza:
- politykę (regulamin) lub załącznik do polityki (regulamin) pracy zdalnej dla wszystkich pracowników, a pracownik poświadcza, że zapoznał się z polityką i posiada odpowiednie pomieszczenia i zakwaterowanie do pracy zdalnej.
- porozumienia o pracy zdalnej w którym pracownik poświadcza, że zapoznał się z polityką i posiada odpowiednie pomieszczenia i zakwaterowanie do pracy zdalnej (w przypadku Związków Zawodowych również porozumienie)
Pracownik składa oświadczenie w formie papierowej lub elektronicznej:
- że dysponuje niezbędnymi warunkami lokalowymi i technicznymi do wykonywania pracy zdalnej (ochrona danych osobowych, BHP, miejsce pracy zdalnej, wymogi ergonomii)
- lub że zapoznał się z regulaminem lub podpisuje porozumienie, potwierdza jednocześnie, że spełnia wymogi pracy zdalnej.
W przypadku wykonywania pracy zdalnej dokumenty wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej.
Obowiązki Pracodawcy
Pracodawca zapewnia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:
- materiały i narzędzia pracy, w tym wyposażenie techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
- instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów do wykonywania pracy zdalnej;
- przeszkolenie i pomoc techniczną niezbędną do wykonywania tej pracy.
Miejsce pracy zdalnej
Praca może być wykonywana w całości lub w części zdalnie w miejscu wskazanym przez pracownika, pod adresem zamieszkania pracownika każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą w przypadku zmiany, za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Najlepiej wpisać: adres zamieszkania pracownika, „zgodnie z aktami osobowymi”. Powyższe działanie pozwoli nie aneksować umowy o pracę za każdym razem, gdy pracownik będzie się przeprowadzał.
Zwrot kosztów -praca zdalna
Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej, usług internetowych, w związku z wykonywaniem przez Pracownika pracy zdalnie w formie ryczałtu. Dla ułatwienia poniżej przyjmowane średnie założenia kalkulacji kosztów.
Energia elektryczna: koszt za 1 godzinę to 30gr. To w przypadku ośmiogodzinny dzień pracy to jest 2,4 złotych dziennie to daje zwrot około 50,00 PLN
Usługi internetowe należałoby przyjąć, że miesięczny koszt abonamentu wynosi 80-100 a dzienny koszt to 2,66-3,33, to przy uwzględnieniu korzystania przez 8 godzin dziennie zwrot powinien wynieść 0,88 -1,11 zł, przy założeniu 21 dni =maksymalny zwrot to 23,31 PLN
Ryczałty pieniężne są wolne od podatku i składek ZUS.
Kontrola pracy zdalnej w domu pracownika
Kontroli może podlegać m.in. przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy, a także zasady BHP.
Nowe przepisy upoważniają pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej.
Przepisy nowego Kodeksu pracy (Art. 6728) jasno regulują prawa pracodawcy i pracownika w zakresie kontroli pracy zdalnej.
- Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
- Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.
- Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.
Ochrona danych osobowych – praca zdalna
Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.
BHP – praca zdalna
- Pracodawca opracowuje ryzyko zawodowe. Pracodawca może sporządzić powszechną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup pracy zdalnej. Ryzyko zawodowe może być opracowane przez Pracodawcę, ale musi być potwierdzone przez Inspektora BHP
- Pracodawca przeprowadza instruktarz stanowiskowy
- Pracodawca przeprowadza szkoleniewstępne w zakresie BHP
Wszystkie szkolenia mogą być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.
Pracownik:
- będzie musiał potwierdzić – w postaci papierowej lub elektronicznej – że zapoznał się z oceną ryzyka oraz zobowiązuje się do jej przestrzegania
- będzie musiał potwierdzić – w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne oraz bezpieczne i higieniczne do wykonywania takiej pracy, które zapewnia warunki pracy
Okazjonalna Praca zdalna
Praca ta może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej 24 dni w roku w przypadku:
- pracownicy w ciąży,
- pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
- pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracowników i- rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,
- pracowników i- rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia),
- pracownikowi – rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka.
