PRACA ZDALNA

Wraz z wejściem w życie nowych przepisów o pracy zdalnej uchylona zostanie aktualna (tymczasowa) podstawa do zlecenia pracy zdalnej, która znajduje się w tzw. ustawie covidowej. Oznacza to, że od 7.04.2023 r. jedyną podstawą wykonywania pracy zdalnej będzie kodeks pracy.

Wykonywanie pracy zdalnej może być zlecane, jeżeli pracownik posiada umiejętności i możliwości techniczne i biznesowe oraz zaplecze do wykonywania takiej pracy oraz rodzaj pracy na to pozwala.

Praca zdalna może być wykonywana w pełnym wymiarze czasu pracy (całkowicie poza siedzibą pracodawcy) albo częściowo – zarówno w siedzibie pracodawcy, jak i poza nią (na przykład 2 dni w siedzibie pracodawcy i 3 dni w domu pracownika).

Podstawowa forma pracy zdalnej opiera się na uzgodnieniu pomiędzy pracodawcą i racownikiem.

Praca zdalna:

• Wykonywana jest z dala od miejsca swojej stałej pracy
• Pracodawca ma możliwość wskazania miejsca
• Może być nałożona przez pracodawcę
• Może być wnioskowana przez pracownika

Procedury, dokumenty

W przypadku pracy zdalnej Pracodawca sporządza:

• politykę (regulamin) lub załącznik do polityki (regulamin) pracy zdalnej dla wszystkich pracowników, a pracownik poświadcza, że zapoznał się z polityką i posiada odpowiednie pomieszczenia i zakwaterowanie do pracy zdalnej.
• porozumienia o pracy zdalnej w którym pracownik poświadcza, że zapoznał się z polityką i posiada odpowiednie pomieszczenia i zakwaterowanie do pracy zdalnej (w przypadku Związków Zawodowych również porozumienie)

Pracownik składa oświadczenie w formie papierowej lub elektronicznej:

• że dysponuje niezbędnymi warunkami lokalowymi i technicznymi do wykonywania pracy zdalnej (ochrona danych osobowych, BHP, miejsce pracy zdalnej, wymogi ergonomii)
• lub że zapoznał się z regulaminem lub podpisuje porozumienie, potwierdza jednocześnie, że spełnia wymogi pracy zdalnej.

W przypadku wykonywania pracy zdalnej dokumenty wymagają formy pisemnej, mogą być złożone w postaci papierowej lub elektronicznej.

Obowiązki Pracodawcy

Pracodawca zapewnia pracownikowi wykonującemu pracę zdalną:

• materiały i narzędzia pracy, w tym wyposażenie techniczne niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;
• instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokrycie niezbędnych kosztów do wykonywania pracy zdalnej;
• przeszkolenie i pomoc techniczną niezbędną do wykonywania tej pracy.

Miejsce pracy zdalnej

Praca może być wykonywana w całości lub w części zdalnie w miejscu wskazanym przez pracownika, pod adresem zamieszkania pracownika każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą w przypadku zmiany, za pomocą środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Najlepiej wpisać: adres zamieszkania pracownika, „zgodnie z aktami osobowymi”. Powyższe działanie pozwoli nie aneksować umowy o pracę za każdym razem, gdy pracownik będzie się przeprowadzał.

Zwrot kosztów -praca zdalna

Pracodawca pokrywa koszty energii elektrycznej, usług internetowych, w związku z wykonywaniem przez Pracownika pracy zdalnie w formie ryczałtu. Dla ułatwienia poniżej przyjmowane średnie założenia kalkulacji kosztów.

Energia elektryczna: koszt za 1 godzinę to 30gr. To w przypadku ośmiogodzinny dzień pracy to jest 2,4 złotych dziennie to daje zwrot około 50,00 PLN

Usługi internetowe należałoby przyjąć, że miesięczny koszt abonamentu wynosi 80-100 a dzienny koszt to 2,66-3,33, to przy uwzględnieniu korzystania przez 8 godzin dziennie zwrot powinien wynieść 0,88 -1,11 zł, przy założeniu 21 dni =maksymalny zwrot to 23,31 PLN

Ryczałty pieniężne są wolne od podatku i składek ZUS.

Kontrola pracy zdalnej w domu pracownika

Kontroli może podlegać m.in. przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy, a także zasady BHP. 

Nowe przepisy upoważniają pracodawcę do przeprowadzania kontroli pracownika w miejscu wykonywania przez niego pracy zdalnej.

Przepisy nowego Kodeksu pracy (Art. 67²⁸) jasno regulują prawa pracodawcy i pracownika w zakresie kontroli pracy zdalnej.

• Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika.
• Pracodawca dostosowuje sposób przeprowadzania kontroli do miejsca wykonywania pracy zdalnej i jej rodzaju.
• Wykonywanie czynności kontrolnych nie może naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Ochrona danych osobowych – praca zdalna

Na potrzeby wykonywania pracy zdalnej pracodawca określa procedury ochrony danych osobowych oraz przeprowadza, w miarę potrzeby, instruktaż i szkolenie w tym zakresie.

BHP – praca zdalna

• Pracodawca opracowuje ryzyko zawodowe. Pracodawca może sporządzić powszechną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup pracy zdalnej. Ryzyko zawodowe może być opracowane przez Pracodawcę, ale musi być potwierdzone przez Inspektora BHP
• Pracodawca przeprowadza instruktarz stanowiskowy
• Pracodawca przeprowadza szkoleniewstępne w zakresie BHP

Wszystkie szkolenia mogą być przeprowadzone w całości za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

Pracownik:

• będzie musiał potwierdzić – w postaci papierowej lub elektronicznej – że zapoznał się z oceną ryzyka oraz zobowiązuje się do jej przestrzegania
• będzie musiał potwierdzić – w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne oraz bezpieczne i higieniczne do wykonywania takiej pracy, które zapewnia warunki pracy

Okazjonalna Praca zdalna

Praca ta może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym. Pracodawca nie może odmówić pracy zdalnej 24 dni w roku w przypadku:

• pracownicy w ciąży,
• pracownikowi wychowującemu dziecko do ukończenia przez nie 4 roku życia,
• pracownikowi sprawującemu opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności,
• pracowników i- rodzicowi dziecka posiadającego zaświadczenie, o ciąży powikłanej oraz w sytuacji niepowodzeń położniczych,
• pracowników i- rodzicowi dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności nawet po ukończeniu przez nie 18 roku życia), 
• pracownikowi – rodzicowi dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka.