Raha on tundlik teema ja töötajate palgaarvestus peaks alati toimuma ülima ettevaatlikkuse, usalduse ja täpsusega. Äritegevuse laiendamisel peab iga ettevõte arvestama palgakulude rahvusvahelise haldamise nõudega. Ettevõtted, kellel ei õnnestu üleilmset palgakulude arvestust edukalt hallata, seisavad tänases ärikeskkonnas sageli silmitsi juriidiliste, finants- ja maineriskidega.
Palgakulude nõuetekohane rahvusvaheline haldamine pole aga sugugi lihtne töö. Üleilmne palgakulude haldamine hõlmab tüütuid ja pidevalt muutuvaid tegevusi, nagu tööhõiveseaduste kohaldamine, konkreetsele riigile omaste kohalike nõuete jälgimine, lepingute ettevalmistamine, töötajate dokumentide säilitamine jne, mis võib palgakulude rahvusvahelise haldamise muuta välismaal tegutsevate ettevõtete jaoks kaunis närvesöövaks kogemuseks.
Leinonen Group on aidanud mitmetel välismaale laienenud ettevõtetel luua palgakulude haldamise protsesse, mis vastavad kohalikele nõuetele. Jagamaks teadmisi organisatsioone kimbutavatest kitsaskohtadest, kirjutasime üles põhipunktid, millele palgakulude rahvusvahelisel haldamisel keskenduda, et hoida mainerisk võimalikult väike.
Tuginedes Leinoneni enam kui 25-aastasele kogemusele, saame välja tuua kolm valdkonda, mida kipuvad mõjutama palgakulude haldamisega seotud vastavusriskid ning mis on seotud palgakulude rahvusvahelise haldamise kitsaskohtadega: RAAMATUPIDAMINE, JURIIDILISED KÜSIMUSED ja PERSONALIKÜSIMUSED.
Raamatupidamisalased kitsaskohad: kuidas ühtlustada palgakulude haldamisega seotud raamatupidamisprotseduure rahvusvahelisel tasandil?
Äritegevuse laiendamine peaks toetama ettevõtte kasvu, kuid sageli toob laienemine kaasa suurenenud kokkupuute raamatupidamise ja palgakulude haldamise vastavusriskidega. Igal turul kehtivad oma määrused ja eeskirjad, mis mõjutavad palgakuludega seotud raamatupidamisprotseduure. Seepärast on äärmiselt oluline kehtestada õiged raamatupidamissüsteemid ja -protsessid, et vältida võimalikke tulevasi trahve, maksueksimusi või töötajate tundliku teabe avalikustamist. Need riskid ohustavad peaasjalikult just ettevõtte tulemuslikkust ja mainet.
Väiksemal või keskmise suurusega ettevõttel ei ole alati mõistlik ise palgakulude rahvusvahelise haldamisega tegeleda, sest igas riigis võivad kehtida erinevad nõuded seoses üldtunnustatud raamatupidamispõhimõtete, isikuandmete kaitse üldmääruse, arvestuse pidamise, arhiivimise ja muuga. Palgakulude haldamise ja raamatupidamise teenuste sisseostmine võib seega aidata lihtsustada ettevõtte tegevust, võimaldades neil samal ajal kasutada finants- ja õigusspetsialiste, optimeerida kulusid ja suurendada tõhusust.
Lugege sellest artiklist lähemalt, mida rahvusvahelise palgakulude haldamise ja raamatupidamise teenusepakkujat valides silmas pidada:
“Miks jäävad ettevõtted raamatupidamise ja palgakulude haldamise sisseostmisel truuks kehvadele teenusepakkujatele?”
Juriidilised kitsaskohad: kuidas vältida kohalike eeskirjade rikkumist?
Palgakulude rahvusvaheline haldamine käib käsikäes maksu- ja juriidiliste nõuetega. Eeskirjad on riigiti erinevad, isegi kui tegemist on geograafiliselt lähestikku asuvate riikidega. Näiteks peetakse Balti riike (Eesti, Läti, Leedu) sageli üheks piirkonnaks, aga vaadates palgakulude maksustamist nendes riikides (nt sotsiaalkindlustusmaksu määrad, üksikisiku tulumaksu määrad, miinimumpalga suurus jne), on erinevused turgude lõikes üsna suured. Lugege lähemalt erinevate maksumäärade kohta Balti riikides kehtivate maksude 2024. aasta kokkuvõttest.
Juriidilistesse küsimustesse süvenedes avastate üsna kiiresti, et riigipõhised õigusnormid on pidevas muutumises ja neil tuleb igapäevaselt silm peal hoida. Riskide seisukohast kaasnevad kohalike tööjõueeskirjade rikkumisega paratamatult trahvid ja karistused.
Kuidas aga neid riske maandada? Üheks võimaluseks on palgata ettevõttes iga turu jaoks eraldi maksu- ja õigusabimeeskond, kuigi see võib osutuda üsna kulukaks. Teine võimalus on osta teenust palgakulude rahvusvahelise haldamisteenuse pakkujalt, kellel on oma maksu- ja õigusosakond, mis muudatusi aasta kestel jälgib. Usaldusväärne partner või ekspertidest koosnev meeskond aitab ennetada palgakulude maksustamisega seotud vigu.
Leinonen Groupi palgakulude haldamise ja maksueksperdid jagavad oma teadmisi ja kogemusi kõigil 12 turul, kus me tegutseme: Bulgaarias, Eestis, Leedus, Lätis, Norras, Poolas, Rootsis, Soomes, Ukrainas, Ungaris, Valgevenes ja Venemaal.
Personalialased kitsaskohad: kellele delegeerida palgaküsimused?
Palgakuludega tegeledes kerkib alati üles küsimus: kes ja kuidas peaks nende küsimustega ettevõttes tegelema. Palgaküsimuste delegeerimine raamatupidajatele ei pruugi olla kõige tõhusam lahendus. Kui aga delegeerida palgakulude haldamine personalitöötajatele, võib see eeldada täiendavat väljaõpet ja investeeringuid palgaarvestuse, maksude aruandluse ja palgakulude haldustarkvara kasutamise näol.
Tänapäeval on ettevõtetel kombeks suur osa tugitegevustest mujalt tellida. Kõige sagedamini ostetakse sisse turundus- ja raamatupidamisteenuseid ning IT-tuge. Delegeerides palgakulude haldamise välisele teenusepakkujale saab ettevõte enda käsutusse vastavale äritegevusele pühendunud spetsialistide meeskonda, mida oleks ettevõttesiseselt kulukas ülal pidada. Lisaks kuludele pole eraldi ettevõttesisese meeskonna kokkupanek alati mõistlik ka seetõttu, et täiskohaga töökoha loomiseks ei ole piisavalt ülesandeid.
Julgeme oma kogemuste najal öelda, et palgakulude rahvusvahelise haldamise sisseostmisel on ettevõtete jaoks mitmeid eeliseid. Palgakulude haldusteenuse kasutamisel ei pea te näiteks muretsema puhkuste või haiguste mõju pärast töö tulemustele, kiirusele ja kvaliteedile. Kui teil on ettevõttes oma palgakulude haldamise osakond, võib alati juhtuda, et üks olulistest töötajatest lahkub, võttes kaasa vajaliku teadmistepagasi. Sellise töötaja asendamine võib osutuda erakordselt vaevarikkaks ja sellega võib kaasneda logistiline õudusunenägu järgmisel palgapäeval, rääkimata siis maineriski realiseerumisest. Välise teenusepakkuja kasutamisel ei pea te kulutama aega uute töötajate koolitamisele ega abistama neid ettevõtte palgaarvestussüsteemi mõistmisel.
Palgakulude haldamisteenuse sisseostmise eeliste kohta saate lugeda lähemalt sellest artiklist („Miks palgakulude haldamise sisseostmine on suurepärane idee“).
Selleks, et rahvusvaheliselt edukalt tegutseda, tuleb teil niisiis jälgida, et teie ettevõttes oleks paigas süsteemid ja protsessid palgakulude haldamiseks ning et rahvusvahelised investeeringud oleksid kasumlikud. Negatiivsete mõjude vältimiseks peavad ettevõtted mõistma palgakulude rahvusvahelise hindamise vastavusriske ja olema teadlikud kolmest peamisest murekohast: rahvusvaheline raamatupidamine, palgakulude haldamine ja personal.
Kui soovite ettevõtte omaniku või juhina keskenduda ettevõtte juhtimisele, ilma et peaksite muretsema palgakulude rahvusvahelise haldamise, raamatupidamise või juriidilise küsimuste pärast, siis pöörduge abi saamiseks ükskõik millise Leinoneni esinduse poole. Meie eksperdid täidavad kohustusi korrektselt, tõhusalt ja seaduslikult, hoides teie ettevõtte eemal maineriskidest.
