Trauksmes celšana Latvijā: Kādi ir uzņēmumu pienākumi?

Trauksmes celšanas tiesiskais regulējums Latvijā tika ieviests 2019. gadā, kad stājās spēkā pirmais Trauksmes celšanas likums. Trauksmes celšanas likums nosaka pienākumus uzņēmumiem veicināt atklātību un aizsargāt personas, kuras ziņo par pārkāpumiem, kas var kaitēt sabiedrības interesēm. Šajā rakstā ir izklāstīti galvenie pienākumi, kas uzņēmumiem jāievēro, lai izpildītu Latvijas trauksmes celšanas regulējuma noteikumus, un akcentēti papildu apsvērumi efektīvai sistēmu ieviešanai.

1. Iekšējās trauksmes celšanas sistēmas izveide

Uzņēmumiem, kas nodarbina vairāk nekā 50 darbiniekus, ir jāievieš iekšējās trauksmes celšanas sistēmas, kas nodrošina drošu un konfidenciālu ziņošanas mehānismu. Šai sistēmai jānodrošina darbiniekiem drošs un konfidenciāls kanāls, kurā tie var ziņot par pārkāpumiem, un jānodrošina ziņotāju aizsardzība. Iekšējo trauksmes celšanas sistēmu var pārvaldīt iekšēji vai nodot tās uzturēšanu trešajai pusei. Papildus norādāms, ka uzņēmumiem, kas darbojas noteiktās nozarēs, piemēram, finanšu pakalpojumu vai noziedzīgi iegūtu līdzekļu legalizācijas un terorisma finansēšanas novēršanā, ir pienākums izveidot šādas sistēmas neatkarīgi no nodarbināto skaita.

Šādai iekšējai trauksmes celšanas sistēmai jānodrošina, ka nodarbinātie var ziņot par novērotiem pārkāpumiem droši un konfidenciāli. Kvalitatīva iekšējā sistēma iekļauj šādus galvenos elementus:

• Drošs un pieejams ziņošanas kanāls: Uzņēmumiem ir jānodrošina atsevišķs un drošs mehānisms, lai nodarbinātie, darbuzņēmēji un citas saistītas personas varētu iesniegt ziņojumus. Tas var ietvert e-pasta adresi, tiešsaistes platformu, uzticības tālruni vai komunikāciju ar konkrētu šim mērķim izraudzītu iekšējo kontaktpersonu.
• Anonimitāte un konfidencialitāte: Uzņēmumiem jānodrošina trauksmes cēlēju identitātes aizsardzība un tas, ka ziņotāja sniegtā informācija tiek apstrādāta, ievērojot augstākās konfidencialitātes prasības. Trauksmes cēlēja identitāte ir jāaizsargā no ziņojuma saņemšanas brīža un jāturpina arī pēc lietas izbeigšanas.
• Skaidra ziņošanas procedūra: Nodarbinātajiem jāsaņem skaidri norādījumi par to, kā ziņot par pārkāpumiem un uz kādiem pārkāpumu veidiem attiecas trauksmes cēlēju aizsardzība. To var veikt caur apmācībām, periodiskiem atgādinājumiem un atklātām diskusijām uzņēmuma sanāksmēs.

2. Nodarbināto informēšana

Uzņēmumiem ir pienākums informēt nodarbinātos un citas saistītās personas par iekšējo trauksmes celšanas sistēmu, uzsākot darba attiecības vai ar to saistītas profesionālās attiecības. Šai informācijai jābūt viegli pieejamai, lai nodrošinātu, ka visi nodarbinātie saprot, kā ziņot par pārkāpumiem. Galvenie pasākumi attiecībā uz nodarbināto informēšanu ietver:

• Nodrošināt skaidru un viegli pieejamu informāciju par iekšējo trauksmes celšanas sistēmu.
• Šīs informācijas izplatīšana, izmantojot iekšējos saziņas kanālus, piemēram, iekštīkla portālus, nodarbināto rokasgrāmatas vai plakātus koplietošanas telpās.
• Mācību un izpratnes veidošanas programmu organizēšana, lai izglītotu nodarbinātos par ziņošanas procedūrām, pieejamo aizsardzību un tādas iekšējās darba kultūras veicināšanu, kurā jebkurš var paust bažas par darba vidē novēroto, nebaidoties no negatīvām sekām.

3. Aizsardzība pret negatīvām sekām

Uzņēmumiem ir jānodrošina, ka trauksmes cēlēji, viņu radinieki vai saistītās personas ir aizsargāti no jebkāda veida negatīvām sekām vai atriebības saistībā ar ziņošanu. Negatīvas sekas, pret kurām ziņotāji ir jāaizsargā, ietver (bet ne tikai) atlaišanu, pazemināšanu amatā, paaugstināšanas vai apmācības iespēju atteikšanu, pienākumu vai atalgojuma izmaiņas un jebkāda veida diskrimināciju.

Lai nodrošinātu uzņēmuma atbilstību šim pienākumam, uzņēmumam ir jāīsteno pasākumi, lai novērstu negatīvu seku radīšanu un jāizveido procedūras sūdzību par negatīvu seku iestāšanos izskatīšanai. Šo aizsardzības noteikumu neievērošana var būt par pamatu administratīvā soda piemērošanai uzņēmumam.

4. Atbilstība ziņošanas un dokumentācijas prasībām

Uzņēmumiem ir jāglabā precīza trauksmes cēlēju ziņojumu, izmeklēšanas un rezultātu dokumentācija, vienlaikus nodrošinot atbilstību datu aizsardzības noteikumiem, piemēram, Vispārīgās datu aizsardzības regulas (VDAR) un trauksmes cēlēju identitātes aizsardzības noteikumiem. Trauksmes cēlēja personas datus ir pienākums pseidonimizēt tūlīt pēc tam, kad ziņojums ir atzīts par trauksmes cēlēja ziņojumu. Piekļuve šai informācijai ir piešķirama tikai personām, kuras ir atbildīgas par ziņojuma virzību. Par neatļautu ziņu izpaušanu var tikt piemērota kriminālatbildība. Atsevišķos gadījumos kompetentās iestādes var pieprasīt uzņēmumiem sniegt informāciju par to trauksmes celšanas sistēmām.

5. Savlaicīga komunikācija un atgriezeniskā saite

Saņemot trauksmes cēlēja ziņojumu, uzņēmumam ir jāievēro likumā noteikti termiņi un procedūras tālākai komunikācijai ar trauksmes cēlēju:

• Saņemšanas apstiprinājums: Uzņēmumam ir jāapstiprina trauksmes cēlēja ziņojuma saņemšana septiņu dienu laikā pēc tā iesniegšanas.
• Sākotnējā izvērtēšana: Uzņēmumam ne vēlāk kā septiņu dienu laikā jāizvērtē, vai ziņojums atbilst trauksmes celšanas kritērijiem. Ja tas atbilst prasībām, ziņotājam tiek piešķirta trauksmes cēlēja tiesiskā aizsardzība saskaņā ar Trauksmes celšanas likumu.
• Izmeklēšanas process: Uzņēmumam nepieciešams noteikt konkrētu personu vai komandu, kas veiks strukturētu un objektīvu ziņojumā norādīto apstākļu izmeklēšanu. Visā procesa laikā trauksmes cēlēja identitāte ir jāaizsargā.
• Atgriezeniskās saites sniegšana: Uzņēmumam ne vēlāk kā divu mēnešu laikā pēc ziņojuma saņemšanas jāinformē trauksmes cēlējs par izmeklēšanas rezultātiem. Ja izmeklēšana ilgst ilgāk, trauksmes cēlējs ir jāinformē par kavēšanās iemesliem. Pēc izmeklēšanas pabeigšanas uzņēmumam jāinformē trauksmes cēlējs par konstatēto, pieņemtajiem lēmumiem un veiktajiem pasākumiem.

6. Administratīvā atbildība par noteikumu neievērošanu

Par Trauksmes celšanas likuma neievērošanu var tikt piemērota administratīvā atbildība. Tā, piemēram, par trauksmes celšanas kavēšanu, tostarp ziņojuma iesniegšanas vai izmeklēšanas kavēšanu, juridiskām personām var piemērot naudas sodu no 35 līdz 7000 eiro. Par nelabvēlīgu seku radīšanu trauksmes cēlējam, viņa radiniekiem vai saistītajām personām naudas sods juridiskām personām var būt no 70 līdz 14 000 eiro, papildus iespējamam tiesas procesam un kompensācijas prasībai.

Secinājumi

Latvijas Trauksmes celšanas likums uzliek uzņēmumiem pienākumu izveidot drošu un caurskatāmu sistēmu ziņošanai par pārkāpumiem. Šo pienākumu ievērošana ne tikai nodrošina tiesību aktu ievērošanu, bet arī veicina godīguma un atbildības principu ievērošanu iekšējā uzņēmuma kultūrā. Veicināt ziņošanai drošu vidi ir būtiski, lai novērstu korupciju, finanšu noziegumus un citus pārkāpumus, kas var kaitēt gan uzņēmumiem, gan sabiedrības interesēm kopumā.

Darba devējiem jāveic aktīvi pasākumi, lai ieviestu efektīvas trauksmes celšanas sistēmas, izglītotu savu darbaspēku un veicinātu ētisku darba vidi. Labi funkcionējoša trauksmes celšanas sistēma uzlabo korporatīvo reputāciju, mazina juridiskos riskus un veicina ilgtermiņa darbības integritāti.