Minėta prievolė yra įtvirtinta Lietuvos Respublikos įmonių finansinės atskaitomybės įstatyme, kuriame yra nurodoma, kad apskaitos duomenys pagrindžiami turto ir įsipareigojimų inventorizavimo duomenimis, t.y. visi apskaitos duomenys turi būti patikrinti.
Už inventorizacijos organizavimą ir atlikimą laiku, inventorizavimo duomenų išsaugojimą, sutikrinimo žiniaraščiuose nustatytų trūkumų išieškojimą, galutinio sprendimo priėmimą yra atsakingas įmonės vadovas. Tuo tarpu apskaitą tvarkančio asmens atsakomybė yra teisingai užregistruoti inventorizacijos rezultatus įmonės buhalterinėje apskaitoje.
Organizuojant ir vykdant šių metų inventorizaciją ir įforminant jos rezultatus turi būti vadovaujamasi nauja Inventorizacijos taisyklių redakcija (toliau –Taisyklės), kuri įsigaliojo nuo 2015 m. sausio 1 d. Tačiau minėtos Taisyklės numato, kad įmonė, atsižvelgdama į Taisykles ir savo veiklos specifiką, gali nustatyti išsamesnę inventorizavimo tvarką.
Savalaikis inventorizacijos iniciavimas ir suplanavimas, jos atlikimas ir teisingas rezultatų įforminimas – tai trys esminiai veiksmai lydintys į sėkmingą inventorizacijos atlikimą ir įstatyminių inventorizavimo prievolių įvykdymą prieš ruošiant metines finansines ataskaitas.
1. Inventorizacijos iniciavimas
Visų pirma įmonės vadovas, turėtų nuspręsti ir įsakymo forma įtvirtinti, kas bus inventorizacijos komisijos nariai ir jos pirmininkas. Atkreiptinas dėmesys, kad komisiją turi sudaryti ne mažiau kaip 2 žmonės ir jų nariais negali būti materialiai atsakingi asmenys. Tačiau jei įmonėje dirba mažiau nei 3 asmenys, komisija gali būti nesudaroma, o inventorizaciją gali atlikti vienas asmuo.
Naujose taisyklėse įtvirtinta, kad vyriausiasis buhalteris negali būti skiriamas komisijos pirmininku bei, esant kvalifikuotų darbuotojų trūkumui, inventorizacijos komisijos nariais gali būti skiriami ir įmonėje nedirbantys asmenys.
Inventorizacijos taisyklėse taip pat nustatyta, kad įmonės vadovas savo sprendime dėl inventorizacijos organizavimo taip pat turėtų nurodyti:
• Pavedimą laiku ir tinkamai atlikti inventorizaciją pagal sprendime nurodytos dienos būklę;
• Inventorizacijos atlikimo pradžios ir pabaigos datos;
• Inventorizacijos faktą įforminti dokumentais.
2. Inventorizacijos atlikimas
Įmonės vadovo paskirtas inventorizacijos komisijos pirmininkas supažindina inventorizacijos komisijos narius su Taisyklėmis, inventorizavimo reikalavimais ir vadovauja inventorizacijos atlikimui.
Įmonė privalo inventorizuoti visą turimą turtą ir įsipareigojimus. Žemiau yra aprašyti pagrindiniai įmonės turto ir įsipareigojimų elementai:
• Ilgalaikis materialus turtas. Įmonė kiekvienam ilgalaikio turto vienetui suteikia inventoriaus numerį, kuris neturi būti keičiamas. Inventorizacijos metu kiekvienas ilgalaikio turto vienetas ar jo dalis apžiūrimas ir įvertinama, ar turtas gali būti nuvertėjęs.
Turtas turintis nuvertėjimo požymių ar rastas į buhalterinę apskaitą neįtrauktas turtas įvertinamas rinkos kaina. Turtas gali būti įvertinamas inventorizacijos komisijos arba pasitelkus nepriklausomų turto arba verslo vertintojų, jeigu turto rinkos kainos inventorizacijos komisija nustatyti negali.
• Ilgalaikis nematerialus turtas. Nematerialusis turtas inventorizuojamas pagal atitinkamas buhalterines sąskaitas. Inventorizacija atliekama tikrinant faktinius nematerialaus turto įsigijimo dokumentai ir turimos sutartys.
Inventorizuojant programinę įrangą, tikrinami faktiniai jos įsigijimo dokumentai ir turimos licencinės sutartys, nustatomas naudojamos programinės įrangos faktinis kiekis, jo atitiktis turimiems įsigijimo dokumentams ir licencinėms sutartims.
• Atsargos. Tikrinant atsargų likučius privalo dalyvauti materialiai atsakingi asmenys, jeigu jie dalyvauti negali, turi būti paskirti pavaduojantys asmenys. Inventorizacijos metu turtas suskaičiuojamas, pasveriamas, išmatuojamas ir kitais būdais nustatomas jo kiekis. Įpakuotų pakuočių kiekis gali būti nustatomas pagal etiketes, atrankos būdu patikrinus ne mažiau kaip 5% tokio turto.
Inventorizacijos metu turtas išduodamas ir priimamas tik inventorizacijos komisijos akivaizdoje. Kelyje ir kituose subjektuose esančios atsargos inventorizuojami tikrinant jų išsiuntimo dokumentus.
• Pinigai. Tikrinant pinigų likučius privalo dalyvauti materialiai atsakingi asmenys, jeigu jie dalyvauti negali, turi būti paskirti pavaduojantys asmenys. Pinigai kasoje suskaičiuojami pagal jų nominalią vertę, pinigai banko sąskaitoje inventorizuojami suderinant apskaitos duomenis su banko duomenis apie sąskaitų likučius.
• Finansinis turtas ir įsipareigojimai. Inventorizuojant finansinį turtą ir įsipareigojimus tikrinamos sutarčių sąlygos ir dokumentai, pagrindžiantys finansinio turto pasikeitimus.
Įmonės turėtų pasitvirtinti gaunamų ir mokėtinų sumų derinimo tvarką, kurioje nurodytų, kokios sumos yra laikomos nereikšmingomis ir kurių sumų įmonė gali nederinti.
Gautinų sumų suderinimo iniciatoriai turėtų būti jų gavėjai. Kai viena iš derinimo šalių yra viešojo sektoriaus subjektas tarpusavio skolų suderinimas įforminimas suderinimo aktu, kuriame nurodoma suma, atsiradimo priežastis ir data, bei nustatoma, ar prievolės nepasibaigusios.
3. Inventorizacijos įforminimas
Inventorizacijai įforminti įmonės sudaro inventorizavimo aprašus, sutikrinimo žiniaraščius ir kitus reikalingus registrus. Inventorizacijos aprašas yra inventorizacijos patvirtinimo ir įforminimo dokumentas. Inventorizacijos aprašai sudaromi pagal turto buvimo vietą, turto judėjimą inventorizacijos metu, materialiai atsakingus asmenis, grupavimą pagal buhalterines sąskaitas, sutartis, inventorizacijos metu nustatomus netinkamo naudoti turto buvimo faktus.
Inventorizavimo aprašų privalomi rekvizitai yra:
• Įmonės pavadinimas;
• Dokumento pavadinimas, jo sudarymo vieta;
• Inventorizacijos atlikimo pradžios ir pabaigos datos;
• Inventorizuojamo turto ir įsipareigojimų, inventorizuojamų objektų pavadinimai;
• Inventorizuojamo turto matavimo rodikliai;
• Inventorizuojamo turto kiekis ir vertė;
• Inventorizuojamų gautinų sumų ir įsipareigojimų skaičius ir suma;
• Inventorizacijos komisijos narių, atsakingų ir materialiai atsakingų asmenų vardai, pavardės, pareigų pavadinimai ir parašai.
Visas patikrintas ir suskaičiuotas turtas įrašomas į inventorizavimo aprašą, kuriame nurodomas jo įrašo eilės numeris, pavadinimas, rūšis, kiekis, buhalterinės apskaitos dokumente nurodyta vertė arba tik vertė, arba tik kiekis. Inventorizavimo apraše turėtų būti pažymėtas netinkamas naudoti turtas bei nurodomos netinkamumo naudoti priežastys.
Klaidos inventorizavimo dokumentuose gali būti taisomos tik inventorizacijos metu. Pataisymai turi būti paaiškinti ir pasirašyti juos atlikusių asmenų.
Vienas iš privalomų inventorizacinio aprašo rekvizitų yra materialiai atsakingo asmens parašas, kuris patvirtina, kad jis neturi jokių prieštaravimų. Jei materialiai atsakingas asmuo atsisako pasirašyti, jis turi raštu paaiškinti atsisakymo priežastis ir parašyti pasiaiškinimą.
Remiantis inventorizacijos aprašu, faktiniai duomenys tikrinami su buhalterinės apskaitos duomenimis. Radus skirtumų, sudaromas sutikrinimo žiniaraštis. Inventorizacijos komisija iš atsakingų asmenų turi pareikalauti rašytinių paaiškinimų dėl atrastų skirtumų, kurie privalo būti pateikti per komisijos nustatytą terminą. Remdamasi paaiškinimais, inventorizacijos komisija nustato skirtumų priežastis ir rekomenduoja panaikinti inventorizacijos ir buhalterinės apskaitos duomenų ir teikia pasiūlymus dėl neatitikimų naikinimo.
Galutinį sprendimą dėl inventorizacijos registravimo apskaitoje priima įmonės vadovas per 15 darbo dienų nuo inventorizacijos pabaigos.
Leinonen kolektyvas linki Jums lengvo ir greito inventorizacijos proceso!
