For bedrifter som jobber prosjektbasert er det avgjørende å vite hvilke prosjekter som faktisk skaper lønnsomhet. Mange selskaper har god kontroll på totalomsetningen, men mangler oversikt over lønnsomheten i hvert enkelt oppdrag. Det er her prosjektregnskap kommer inn i bildet.
Prosjektregnskap er en metode for å registrere, følge opp og analysere inntekter og kostnader knyttet til et spesifikt prosjekt. Formålet er å gi ledelsen et presist bilde av prosjektets økonomiske resultat og sikre at prosjektet gjennomføres innenfor de økonomiske rammene som er satt.
Hva er prosjektregnskap?
Et prosjektregnskap viser alle inntekter og utgifter som tilhører et bestemt prosjekt. I motsetning til et ordinært regnskap som viser økonomien for hele selskapet, fokuserer prosjektregnskap på den enkelte leveransen eller det enkelte oppdraget. Dette gjør det mulig å måle lønnsomheten på prosjektnivå.
Prosjektregnskap brukes i mange bransjer, blant annet:
- Bygg og anlegg
- Konsulentvirksomhet
- IT- og programvareutvikling
- Ingeniør- og rådgivningsselskaper
- Tilskudds- og støttefinansierte prosjekter
For selskaper som arbeider med mange prosjekter samtidig, er prosjektregnskap et viktig styringsverktøy som gir innsikt i hvor ressursene brukes og hvilke oppdrag som bidrar mest til resultatet.
Hvorfor er prosjektregnskap viktig?
Uten prosjektregnskap kan det være vanskelig å vite om et prosjekt går med overskudd eller underskudd før det er avsluttet. Ved å følge prosjektets økonomi løpende kan man oppdage avvik tidlig og gjøre de nødvendige endringene.
Noen av de viktigste fordelene er:
- Bedre kostnadskontroll
- Oversikt over lønnsomhet per prosjekt
- Bedre ressursstyring
- Mer presise tilbud og kalkyler i fremtidige prosjekter
- Dokumentasjon ved revisjon og offentlige tilskuddsordninger
Hvilke kostnader bør registreres?
Et godt prosjektregnskap bør inkludere alle direkte kostnader knyttet til prosjektet.
Typiske kostnader er:
- Lønn og arbeidstimer
- Arbeidsgiveravgift og sosiale kostnader
- Materialer
- Underentreprenører
- Reise- og oppholdskostnader
- Programvare og lisenser
- Maskinleie og utstyr
I bygge- og anleggsprosjekter er registrering av timer spesielt viktig. Timelister gir grunnlaget for å beregne lønnskostnadene som skal belastes prosjektet.
Eksempel 1: Konsulentprosjekt
Et IT-selskap gjennomfører et prosjekt for en kunde.
Prosjektinntekt:
- Fakturert kunde: 500 000 kr
Prosjektkostnader:
- Konsulenttimer: 220 000 kr
- Arbeidsgiveravgift og pensjon: 55 000 kr
- Reiser: 10 000 kr
- Programvarelisenser: 15 000 kr
Totale kostnader: 300 000 kr
Resultat: 200 000 kr
Uten prosjektregnskap ville dette overskuddet vært skjult i selskapets totale regnskap.
Prosjektregnskap i bygg- og anleggsbransjen
I Norge finnes det særskilte krav til prosjektregnskap innen bygge- og anleggsvirksomhet. Etter bokføringsregelverket skal bygge- og anleggsprosjekter med en kontraktsum som overstiger fem ganger folketrygdens grunnbeløp (5G) som per i dag tilsvarer 682 745 kroner ekskl. mva, føres i et eget prosjektregnskap. Dette skal blant annet inneholde prosjektkode, opplysninger om oppdragsgiver, inntekter og direkte kostnader. Tilhørende dokumentasjon som kontrakter, kalkyler, timelister og bilag må oppbevares i 10 år.
Dette skyldes blant annet behovet for kontroll av inntekter og kostnader over prosjekter som ofte strekker seg over flere år.
Eksempel 2: Byggeprosjekt
En entreprenør bygger et næringsbygg.
Kontraktsum: 8 000 000 kr.
Kostnader:
- Egne ansatte: 2 800 000 kr
- Materialer: 2 500 000 kr
- Underentreprenører: 1 200 000 kr
- Maskiner og utstyr: 300 000 kr
Totale kostnader: 6 800 000 kr
Prosjektresultat: 1 200 000 kr
Ved hjelp av prosjektregnskap kan entreprenøren følge lønnsomheten måned for måned og raskt avdekke hvis materialbruk eller timebruk blir høyere enn planlagt.
Digitale verktøy for prosjektregnskap
Mange økonomisystemer gjør prosjektregnskap langt enklere enn tidligere. Systemene lar brukerne knytte timer, fakturaer, kostnader og inntekter direkte til et prosjekt. Tripletex er et moderne regnskapssystem med gode funksjoner for prosjektregnskap. Systemet gjør det enkelt å følge opp både kostnader, timer og lønnsomhet på prosjektnivå.
Blant funksjonene finner du:
- Ansatte kan registrere timer direkte på riktig prosjekt via mobil eller pc.
- Du kan legge inn reiseregninger, utlegg og knytte leverandørfakturaer rett til prosjektet.
- Du kan viderefakturere timer og utgifter til kunden når jobben er gjort.
- Du ser med en gang hva prosjektet koster, hva du tjener og hva dekningsgraden er.
Ved å kombinere prosjektregnskap med timeføring og automatiserte arbeidsflyter får ledelsen løpende innsikt i prosjektets økonomiske status.
Kontakt oss
Ønsker du bedre kontroll over lønnsomheten i prosjektene dine? Vi har erfaring med prosjektregnskap og hjelper bedrifter med å etablere gode rutiner, velge riktige systemer og få bedre oversikt. Ta kontakt med oss i dag for en prat om hvordan vi kan bistå din bedrift.
