For mange selskaper betyr starten på et nytt år også starten på arbeidet med årsoppgjøret. Regnskapet for året som har gått skal avsluttes, dokumentasjon skal være på plass og bedriftens økonomiske situasjon skal presenteres så korrekt som mulig.
Selv om mye av det praktiske arbeidet håndteres av regnskapsføreren, har bedriftseiere selv en viktig rolle i prosessen. Manglende dokumentasjon, åpne spørsmål eller transaksjoner som ikke er avklart kan gjøre prosessen mer tidkrevende enn nødvendig.
Derfor lønner det seg å forberede årsoppgjøret i god tid. Her er områdene det er særlig viktig å ha kontroll på.
Start med et oppdatert regnskap
En av de viktigste forutsetningene for et effektivt årsoppgjør er at regnskapet er oppdatert.
Alle fakturaer, kvitteringer, reiseregninger og andre relevante bilag bør være levert og bokført. Hvis dokumentasjonen mangler, må dette ofte etterspørres under årsoppgjøret. Det kan derfor være lurt å gå gjennom regnskapet før årsskiftet. Er alle kjøp dokumentert? Er alle salg fakturert? Finnes det transaksjoner på bankkontoen eller firmakortet som fortsatt mangler bilag?
Jo mer som er avklart på forhånd, desto enklere blir avslutningen av regnskapsåret.
Kontroller hva kundene skylder
Ubetalte kundefakturaer bør gjennomgås ved årsslutt.
Start gjerne med de eldste fordringene. Hvis en faktura har stått ubetalt lenge, bør selskapet vurdere om beløpet fortsatt forventes å bli betalt. Det kan også være fakturaer hvor kunden bestrider kravet, eller hvor kunden har økonomiske utfordringer.
Dette er informasjon som regnskapsføreren ikke nødvendigvis kjenner til. Hvis det er usikkerhet rundt enkelte kundefordringer, bør dette derfor tas opp i forbindelse med årsoppgjøret.
Gjennomgangen er samtidig en god anledning til å rydde i kundelisten og følge opp betalinger som har blitt hengende.
Er inntekter og kostnader plassert i riktig periode?
At en faktura blir betalt i januar betyr ikke nødvendigvis at kostnaden hører til januar. Tilsvarende kan en faktura som sendes før nyttår helt eller delvis gjelde arbeid som skal utføres året etter.
Ved årsoppgjøret er det derfor viktig å vurdere hvilken periode inntekter og kostnader faktisk tilhører.
Hvis selskapet for eksempel har mottatt en tjeneste i desember, men ikke fått fakturaen før i januar, bør regnskapsføreren få beskjed om dette. Det samme gjelder hvis selskapet har betalt en kostnad på forskudd som gjelder neste regnskapsår.
Slike periodiseringer bidrar til at regnskapet gir et mer korrekt bilde av resultatet for året.
Har selskapet varer på lager?
For selskaper som har varelager, er lagerverdien en viktig del av årsoppgjøret.
Lageret bør normalt telles ved årsslutt, og opptellingen bør dokumenteres på en måte som gjør det mulig å kontrollere både antall og verdi. Samtidig bør selskapet vurdere om alle varene fortsatt har den verdien de står oppført med.
Varer kan for eksempel ha gått ut på dato eller av andre grunner ha fått redusert verdi. Dette kan påvirke verdsettelsen av lageret og bør derfor kommuniseres til regnskapsføreren.
Gå gjennom investeringer og eiendeler
Har selskapet kjøpt større utstyr eller andre eiendeler i løpet av året? Da bør dokumentasjonen være lett tilgjengelig når årsoppgjøret starter.
Det kan være alt fra maskiner og produksjonsutstyr til PC-er, møbler eller andre investeringer som brukes over flere år. Avhengig av hva selskapet har kjøpt, kan det derfor være nødvendig å balanseføre investeringen og kostnadsføre den gjennom avskrivninger over tid.
Det er også lurt å se motsatt vei. Hvis selskapet har solgt eiendeler som tidligere har vært registrert i regnskapet, bør regnskapsføreren få informasjon om det.
Husk lønn og ytelser til ansatte
Har selskapet ansatte, bør også lønnsområdet gjennomgås.
Det kan eksempelvis være utestående bonus, reiseregninger, utlegg eller andre ytelser som gjelder året som avsluttes. Feriepenger og andre lønnsrelaterte forpliktelser er også en naturlig del av årsoppgjøret.
Hvis du vet om kostnader knyttet til ansatte som ennå ikke er behandlet i lønnssystemet eller regnskapet, er det viktig at informasjonen kommer frem.
Avklar større eller uvanlige hendelser
Regnskapsføreren kan lese mye ut av regnskapet, men ikke nødvendigvis hele historien bak tallene.
Kanskje selskapet har inngått en større avtale, fått et nytt lån, kjøpt eller solgt en betydelig eiendel eller gjennomført andre transaksjoner som skiller seg fra den normale driften.
Slike hendelser kan ha betydning for årsoppgjøret. Det kan derfor være nyttig å gi regnskapsføreren en kort oversikt over vesentlige eller uvanlige forhold som har oppstått gjennom året.
God dialog gjør årsoppgjøret enklere
Et effektivt årsoppgjør handler til syvende og sist om godt samarbeid mellom selskapet og regnskapsføreren.
Regnskapsføreren bør være tydelig på hvilken dokumentasjon som er nødvendig, mens selskapet bør levere informasjonen så tidlig og komplett som mulig. For selskaper som har revisor, kan det også være hensiktsmessig å forberede dokumentasjon som vil bli etterspurt i forbindelse med revisjonen.
Jo flere spørsmål som kan avklares underveis, desto mindre blir behovet for opprydding når året allerede er avsluttet.
Ikke vent til årsoppgjøret begynner
Den beste forberedelsen til årsoppgjøret skjer egentlig gjennom hele året.
Regelmessig bokføring, avstemming og dokumentasjon gjør at selskapet til enhver tid har bedre oversikt over økonomien. Samtidig reduseres mengden arbeid som må gjøres når regnskapsåret skal avsluttes.
Årsoppgjøret bør derfor ikke bare sees på som en årlig regnskapsøvelse. Det er også en god anledning til å rydde opp, få oversikt og kontrollere at regnskapet gir et riktig bilde av bedriften.
Med gode rutiner og tidlige forberedelser kan årsoppgjøret gjennomføres mer effektivt, med færre spørsmål og mindre unødvendig tidsbruk.
Kontakt oss
Trenger du bistand til årsoppgjøret eller ønsker du å være bedre forberedt før året avsluttes? Ta kontakt med oss for en samtale om hvordan vi kan hjelpe ditt selskap.
