Med tanke på økt digitalisering i regnskapsbransjen er EHF-faktura absolutt et smart valg. Enten du allerede bruker EHF-faktura eller vurderer denne løsningen, her er vår introduksjonsguide til alt du trenger å vite om EHF som er mye brukt både i privat og offentlig sektor.
Hva er EHF-faktura?
Elektronisk fakturering, eller EHF-faktura står for «elektronisk handelsformat». Det blir stadig mer utbredt i Norge. Tradisjonelt papirarbeid trenger ikke gjøres lenger, alt blir håndtert elektronisk.
EHF-fakturering gjør at en faktura kan sendes, mottas og behandles digitalt. Og det betyr ikke bare å sende den via e-post, men å sende det fra et regnskapssystem til et annet ved å bruke dette formatet. Mottaker får altså fakturaen direkte inn i regnskapsprogrammet sitt.
EHF i Norge
I Norge bruker vi uttrykket «å sende faktura som EHF».
Staten og kommuner i Norge er pålagt å bruke EHF-faktura. Noen kommuner er gått over til kun å bruke EHF og aksepterer ikke lenger papirfakturaer. Hvis du ønsker å selge dine tjenester til det offentlige i Norge, må du kunne sende faktura som EHF.
Fordeler med EHF
Manuell fakturabehandling er tidskrevende for både leverandører og kunder. EHF eliminerer den manuelle delen som å legge inn informasjon og gjør det mulig å automatisere faktureringsprosesser, redusere kostnader og forbedre effektiviteten.
Mennesker gjør feil, så feil ved inntasting av data er nesten uunngåelige når man oppretter fakturaer manuelt. EHF-fakturering gjør det mulig å jobbe raskere og gjøre færre feil. Redusert manuell innsats og større nøyaktighet gir lavere kostnader. I tillegg er EHF et mye mer miljøvennlig alternativ.
Sammenlignet med papirversjoner er EHF-faktura også sikrere, siden den er digitalt signert og kan verifiseres. Du trenger heller ikke bekymre deg for feil i e-posten eller postadressen.
Siden EHF-faktura overføres sikkert mellom avsenderens og mottakerens regnskapssystem, reduseres risikoen for tap av data. Det brukes kryptering og andre sikkerhetstiltak for å beskytte sensitiv informasjon.
Hvordan endrer EHF regnskapsprosesser
Å gå over til EHF betyr ganske enkelt at regnskapsførere ikke trenger å motta papir- eller pdf-fakturaer fra sine klienter. Fakturaer går direkte inn i programvaren, hvor AI kan gi forslag til bokføring eller til og med bokføre den automatisk.
Det krever et godt oppsett i starten og et moderne regnskapssystem. Bruker du et moderne program som Tripletex, Conta eller Fiken trenger du ikke noe ekstra programvare.
Vanlige norske krav til fakturering er fortsatt relevante ved EHF som å ha et fakturanummer, forfallsdato, kontonummer, osv.
Regnskapsførere må fortsatt kontrollere bokføringen, men det er tidsbesparende å ha EHF og gjør det lettere å ha oversikt over mottatte fakturaer i stedet for å ha hundrevis av papirfakturaer på pulten.
4 enkle steg for å gå over til EHF
Det viktigste din bedrift trenger for å gå over fra papir- eller pdf-faktura til EHF, er en moderne programvare. Her er fremgangsmåten.
Steg 1
Du trenger et moderne regnskapsprogram som f.eks Tripletex, Conta eller Fiken.
Steg 2
Du må registrere din bedrift i ELMA-registeret som lar deg motta EHF fra leverandører. Registreringen er gratis. Hvis du bare ønsker å motta EHF rett i regnskapsprogrammet ditt, er det klart til bruk. Men husk å fortelle alle dine faste leverandører at du ønsker å motta EHF-faktura.
Steg 3
Hvis du vil kan du også sette opp automatisk bokføring også. For å implementere denne prosessen må du sjekke om leverandørene sender EHF med all nødvendig informasjon på fakturaen. Det kan f.eks være nødvendig å ha et prosjektnummer på fakturaen, slik at systemet forstår prosjektet det tilhører.
Steg 4
Selv om moderne regnskapsprogrammer er ganske gode til å tolke fakturaer og kan gi deg riktige forslag eller til og med bokføre dem for deg, kan det fortsatt være en god ide å kontrollere dem.
Leinonen Norway kan hjelpe deg med å gå over til EHF
Vi kan hjelpe deg med alle trinnene! Vi bruker et moderne regnskapsprogram Tripletex, så steg 1 er allerede gjort. Så hjelper vi deg med registreringen i ELMA-registeret. Neste steg er å informere leverendere dine. Vi sender en e-post til klientens faste leverandører for å informere om at innkommende fakturaer kan mottas som EHF. Og snart vil vi motta alle fakturaer rett til regnskapsprogrammet og registrere dem der. Det var det! Og du trenger ikke lenger papirfakturaer.
Vi gjør det allerede for mange av våre klienter.
Salgsfaktura kan også sendes som EHF, dersom mottaker benytter EHF. Vi kan også være behjelpelige med å informere mottakere om denne muligheten.
Oppsummering
EHF gjør at fakturaene kommer raskere frem, er tidsbesparende for regnskapsføreren og er generelt en mye mer moderne og bærekraftig løsning.
For mer informasjon om hvordan vi kan hjelpe deg i gang med EHF, kan du kontakte oss her.
Vi er glade for å hjelpe deg!
