Tarvitsetko apua viestinnässä Suomen veroviranomaisten tai asiakkaiden kanssa?

Tämä artikkeli julkaistiin yrityslehdessä Äripäev 26.11.2020

Vero- tai oikeusapua Virossa? Leinonen auttaa!

Kirjanpito- ja konsultointiyritys Leinonen aloitti toimintansa Virossa vuonna 1993 ja on yksi ensimmäisiä ulkomaisessa omistuksessa olevia kirjanpitoyrityksiä Baltian maissa. Nykyään Tallinnan toimistossa työskentelee yli 40 työntekijää, jotka palvelevat yli 350 Virossa ja Suomessa toimivaa yritystä yksinyrittäjistä aina suuriin monikansallisiin yhtiöihin.

”Toimintamme perusperiaatteena on tarjota laadukasta palvelua ja luotettavaa osaamista kilpailukykyiseen hintaan, mikä antaa asiakkaillemme mahdollisuuden keskittyä omaan päätoimialaansa”, kertoo Leinosen Tallinnan toimiston johtaja Kaire Rebane. ”Olemme Tallinnan toimistossa tarjonneet Viron palvelujen lisäksi myös Suomeen kirjanpito-, palkka- ja laskentatoimen tarkastuspalveluita jo yli kymmenen vuoden ajan. Kirjanpitäjämme kommunikoivat suomeksi ja voivat kommunikoida asiakkaiden puolesta veroviranomaisten tai asiakkaide

n Suomessa sijaitsevien työntekijöiden kanssa.

”Haluamme auttaa asiakkaita alusta alkaen, miettiä yhdessä heidän tavoitteitaan ja suunnitelmiaan Suomen liiketoiminnassa, mitä on huomioitava kyseisellä alalla työskenneltäessä, työskennelläänkö Suomessa virolaisena yrityksenä vai perustetaanko heti suomalainen yritys. On tärkeää lähteä Suomen palkanlaskennan ja verotuksen määräytymisperiaatteista ja raportointivelvollisuuksista, pääsystä raportointijärjestelmiin ja viestinnästä verohallinnon kanssa”, listaa Rebane.

Suomen verohallinnon kanssa kommunikointi on hieman erilaista kuin mihin virolainen on omassa maassaan tottunut. Pääsääntöisesti Suomen verovirasto lähettää tiedot tavallisena kirjeenä ja asettaa määräajan vastaamiselle. Jos toimivalla virolaisella yrityksellä on Suomessa postiosoite paikassa, jossa hän ei käy kovin usein, voi reagointiaika kirjeeseen jäädä lyhyeksi. Leinosen

Suomen toimiston kautta on mahdollista saada osoitepalvelua, joka sisältää saapuneen kirjeen skannauksen ja lähettämisen sovittuun sähköpostiosoitteeseen, jotta tieto saadaan välitettyä nopeasti ja reagointiin jää riittävästi aikaa.

Leinonen tarjoaa myös apua, jos halutaan perustaa Suomeen yritys tai rekisteröityä tarvittaviin verorekistereihin. ”Autamme laatimaan työsopimuksia, teemme kirjanpitoa, palkanlaskentaa ja laadimme ja esitämme kuukausi- ja vuosikertomuksia Suomeen. Aiheet, joissa asiakkaamme usein kääntyvät puoleemme Suomen kirjanpitoon liittyen, ovat enimmäkseen palkanlaskentaa koskevia kysymyksiä, erityisesti työehtosopimusten tulkintaan liittyviä. Usein yrityksille on syntynyt paikallisen lainsäädännön mukaan Suomeen pysyviä toimintapaikkoja, joista asiakas itse ei ole tietoinen ennen veroviranomaisen kirjettä. Mutta silloin niihin liittyy usein rahallisia vaatimuksia. On paljon seikkoja, joista pystymme kertomaan yrittäjille ja auttamaan”, selvittää Rebane.

Poikkeustilanne lähensi meitä asiakkaiden kanssa ja toi uusia avuntarvitsijoita

Tämän vuoden maaliskuun puolivälin poikkeustilasta alkaen meidän kaikkien elämä on muuttunut, ja niin myös Leinosella, jossa työt ovat siirtyneet kotitoimistoihin. Tarvittaessa voi halutessaan työskennellä hajautettuna myös toimistossa. Rebane toteaa, että oleellista ovat joustavuus, työntekijöiden toiveiden huomioiminen ja työn korkean laadun pysyvä takaaminen. ”Operatiivisen ja sujuvan kotitoimistoihin siirtymisen ansiosta pystyimme jatkamaan asiakkaiden päivittäistä palvelua ongelmitta. Tällä eristysajalla oli myös hyvä vaikutus joihinkin asiakkaisiimme, jotka vihdoin suostuivat lähettämään asiakirjansa meille sähköisesti. Yleisten periaatteiden mukaan vältämme paperin käyttöä ja tulostamme asiakirjoja vain silloin, kun se on ehdottoman välttämätöntä.”

Hän lisää, että etätyössä noudatetaan myös yrityksen arvoja, asiakkaiden antamien lupausten täyttämistä, työntekijöiden tyytyväisyyttä ja ympäristöystävällisyyttä. ”Poikkeustila lähensi meitä ja asiakkaita vielä entisestään. Asiakkaat tarvitsivat enemmän juridista apua sekä sopimussuhteissa että rakennemuutoksissa – yritysten yhdistymisissä, jakautumisissa ja muutoksissa – ja toiminnan lopettamisessa.

Poikkeustilan takia Leinosen puoleen on kääntynyt myös useita uusia asiakkaita, jotka ovat lopettaneet yrityksen sisäisen kirjanpitäjän tehtävän. ”Nykypäivän taloudellisesti vaikeassa tilanteessa on tullut trendiksi ostaa kirjanpitopalvelut sitä tarjoavalta yritykseltä”, kertoo Tallinnan toimiston johtaja. ”Tämä säästää merkittävästi kustannuksia, koska yrittäjän ei tarvitse antaa kirjanpitäjälle työsuhdetta, maksaa pysyvää palkkaa ja kustantaa pätevyyskoulutuksia. Sen sijaan palvelusta maksetaan määrän perusteella ja kirjanpidon lisäksi meiltä saa yhdistelmäpalveluna myös juridista ja verotukea hankalampien tilanteiden ratkaisemiseksi.

Kirjanpito on paljon muutakin kuin kirjausten tekemistä

Kirjanpito ei ole vain tulot-menot-käytäntö, mikä tarkoittaa, että kirjanpitäjä tekee pelkästään merkintöjä kirjapidossa. Kirjausten ja veroilmoitusten tekemistä varten kirjanpitäjän on osattava lukea juridisia asiakirjoja, tunnettava eri lait ja niiden muutokset. ”Jotta kirjanpitomme olisi korkealaatuista, meillä on talossa kirjanpitäjien lisäksi myös yritys- ja verolainsäädäntöön erikoistuneita ihmisiä. Neuvoa-antava ryhmä tukee kirjanpitäjiä heidän päivittäisessä työssään ja neuvoo myös asiakkaita suoraan. Usein asiakkaat olettavat, että kirjanpitäjä on Tauno Tuhattaituri, jonka pitäisi tietää kaikki esimerkiksi yrityksen rakennemuutosmahdollisuuksista, veroseuraamuksista ja tämän kaiken asianmukaisesta kirjaamisesta. Yhdeltä kirjanpitäjältä tämä on liikaa odotettu, mutta hyvä tiimimme takaa asiakkaalle koko palveluiden kirjon”, kertoo Rebane.

Hänen mukaansa asiakkaat odottavat usein, että kirjanpitäjä suorittaa työntekijän työsopimuksen, irtisanomisen jne. ”Mutta myös tällaiset työsuhteeseen liittyvät aiheet ovat todella herkkiä ja tarvitsevat asiantuntijan mukaantulon. Tässä lakineuvontamme voi auttaa. Työsopimusten ja liitteiden lainmukaisen vahvistamisen lisäksi laadimme sisäisiä menettelysääntöjä ja koulutamme työlainsäädännön tiimoilta asiakkaiden työntekijöitä yrityksissä paikan päällä. Lisäksi edustamme asiakasta neuvotteluissa työntekijöiden kanssa työsopimusten muutoksista.

Nykyään erittäin ajankohtaisia aiheita ovat rahanpesun ja terrorismin estäminen sekä henkilötietosuojalait ja myös niissä Leinonen neuvoo asiakkaitaan, kehittää heille vastaavat yrityksen sisäiset prosessit ja tarkastaa niiden vastaavuutta.

Yleiset ongelmat, joiden estämiseksi tai korjaamiseksi kannattaa kääntyä Leinosen puoleen: 

• Valtion rajan ylittävä tavaraliikenne voi synnyttää verovelvollisuuden toiseen valtioon.
• Puutteelliset asiakirjat (esim. puutteelliset läheteasiakirjat, lähetysten tullaamattomuus), jotka voivat johtaa verovelvollisuuteen.
• Paikallisen lainsäädännön ja käytännön tuntemattomuus, joka yleensä johtaa verovelvollisuuteen.
• Työsopimusten solmimisen, muuttamisen ja päättämisen virheellinen muotoilu.
• Asiakkaiden sopimuksia edeltävä puutteellinen suunnittelu ja asiakirjojen virheellinen muotoilu.

Mitä hyötyä vero- ja lakineuvojasta on kirjanpitoasiakkaille?

Vaikka kirjanpitäjä ei pysty yksin vastaamaan kaikesta, kannattaa Rebasen mukaan ehdottomasti kääntyä rohkeasti Leinosen puoleen kaikissa ongelmatilanteissa. ”Kun teemme asiakkaan kirjanpitoa ja hänellä on joku verotukseen liittyvä tai muu oikeudellinen kysymys, saa neuvontapalvelumme paljon taustatietoja jo talon kirjanpitäjältä. Eli ennen asiakkaan mukaantuloa tapahtuu jo talon sisällä nopeaa tiedonvaihtoa, mikä takaa asiakkaalle sujuvamman neuvontapalvelun. Esimerkiksi muutos asiakkaan liiketoimintamallissa ei tarkoita pelkästään muutosta kirjanpidossa, vaan muutokset voivat vaikuttaa myös verokirjanpitoon.

Leinosen kirjanpitäjät ovat aina tietoisia lakimuutoksista ajoissa ja perusteellisesti, mutta jos heille lähetetään monimutkaisia juridisia asiakirjoja, konsultoi kirjanpitäjä hyvän tavan mukaisesti talon sisäistä lakineuvojaa. ”Tämän ansiosta otamme aina huomioon ja noudatamme kaikkia asiakkaan yritysmalliin kohdennettavia lakivaatimuksia. Neuvontapalvelijan mukaantulo auttaa myös palvelemaan kansainvälisen taustan ja toiminnan yrityksiä kattavammin, sillä käytännössä eniten kysymyksiä syntyy rajat ylittävässä liiketoiminnassa, esimerkiksi arvonlisäverotukseen liittyvissä kysymyksissä ja rajat ylittävien työntekijöiden verotukseen liittyvissä aiheissa” selittää Rebane. ”Myös asiakkaiden opastaminen, heidän riskiensä määritteleminen ja Suomessa tai muussa EU-maassa toimimiseen liittyvän tarpeellisen tiedon löytäminen on neuvontapalvelumme ansiosta perusteellisempaa ja tuottaa asiakkaalle lisäarvoa.”

Leinonen Grupp tarjoaa kirjanpito- ja neuvontapalveluja 12 maassa

Petteri Leinonen Valokuva: Rob Orthen

Leinonen Grupp on Petteri Leinosen Suomessa vuonna 1989 perustama kirjanpito- ja konsulttiyritys. Yritys on kasvanut ja kehittynyt askel askeleelta yhteistyössä hyvin monipuolisten ja vaativien asiakkaidensa kanssa jo yli 30 vuoden ajan. Tällä hetkellä Leinonen Grupp tarjoaa palveluitaan 12 maassa 14 toimiston kautta. Edustusta on Baltian maiden ja Suomen lisäksi myös Ruotsissa, Norjassa, Puolassa, Unkarissa, Bulgariassa, Ukrainassa, Valko-Venäjällä ja Venäjällä.

Kaikkia Leinonen Gruppin toimistoja yhdistävä ja yhteistyötä koordinoiva pääkonttori sijaitsee Tallinnassa. Asiakkaiden parasta palvelua varten on luotu Leinosen palvelustandardit. Jokapäiväisenä työkaluna käytetään erilaisia talousohjelmistoja ja Viron toimistossa työkielinä ovat viro, englanti, suomi ja venäjä. Leinosen Viron toimistopalvelun laadun vahvistaa Bureau Veritaksen myöntämä laatusertifikaatti ISO 9001:20015.