Virossa on tapana, että vuoden puoliväli on kiireinen aika monille virolaisille yhtiöille ja niiden kirjanpitäjille, koska juuri silloin kuluu kuusi kuukautta näiden yhtiöiden viimeisen tilikauden (joka on usein kalenterivuosi) päättymisestä ja kaupparekisteriin on esitettävä tilinpäätös. Vaikka tilinpäätöksen sähköinen esittäminen yritysportaalissa on tehty yhtiöille mahdollisimman nopeaksi ja käteväksi, koko prosessi tilinpäätöksen laatimisesta sen esittämiseen on ajallisesti pidempi ja monimutkaisempi, huomioon on otettava myös osakeyhtiöiden ja joidenkin rajavastuuyhtiöiden tilintarkastusvaatimukset. Viron liiketoimintalaki edellyttää muun muassa, että yhtiön yhtiökokouksen on vahvistettava yhtiön tilinpäätös ennen sen esittämistä kaupparekisteriin.
Viron korkeimman oikeuden oikeuskäytännön (07.11.2018 päivätty päätös nro 2-17-9986) mukaan yhtiön tilinpäätöksen vahvistaminen on muodollinen toimi, jolla yhtiö ilmoittaa, että sen taloudellinen tilanne tilikauden lopussa oli täsmälleen sellainen kuin tilinpäätöksessä todetaan. vahvistettu tilinpäätös on myös perusteena osinkojen maksamiselle, koska vahvistetusta tilinpäätöksestä ilmenee, onko yrityksellä jakokelpoista voittoa ja kuinka paljon. Yhtiökokous voi päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta ja osinkojen maksamisesta samanaikaisesti tai päättää osinkojen maksamisesta myöhemmin.
Kuten päätöksenteossa yleensä, osakeyhtiön ja rajavastuuyhtiön tilinpäätöksen vahvistamispäätöksiin asetetut vaatimukset ovat samankaltaisia, mutta osakeyhtiön kohdalla jonkin verran tiukemmat. Esimerkiksi rajavastuuyhtiön osakkaat voivat hyväksyä tilinpäätöksen vahvistamispäätöksen myös ilman kokousta koolle kutsuttamatta, äänestämällä kirjeellä, mutta osakeyhtiön kohdalla se on mahdollista vain, jos se on yhtiön yhtiöjärjestyksen mukaan sallittu. Toisena tärkeänä erona on, että osakeyhtiön yhtiökokouksen kutsussa on ilmoitettava myös paikka ja järjestely tilinpäätökseen ja siihen liittyviin asiakirjoihin tutustumiseen. Lain ja yhtiön yhtiöjärjestyksen säätämien vaatimusten tarkka noudattaminen mahdollistaa myöhemmin välttää sen, että muut osakkeenomistajat tai osakkaat riitauttavat tilinpäätöksen vahvistamispäätöksen, koska edellä mainittu päätös on mitätön, jos kokousta koolle kutsuessa on olennaisesti rikottu lain tai yhtiöjärjestyksen säätämiä vaatimuksia. Näiden vaatimusten oikea-aikainen ja tarkka noudattaminen varmistaa myös sen, että yhtiö pystyy esittämään tilinpäätöksen kaupparekisteriin oikea-aikaisesti, välttyäkseen rekisterinpitäjän tekemiltä sakoilta tai yrityksen purkamismääräykseltä.
Ottaen huomioon COVID-19:n leviämisen aiheuttamat rajoitukset sekä Viron ja muiden maiden poikkeustilaa, Viron lainsäätäjä on tänä vuonna poikkeuksellisesti pidentänyt tilinpäätöksen esittämisen määräaikaa 31. lokakuuta 2020 asti. On kuitenkin tärkeää mainita, että kyseinen pidennys koskee vain niitä yhtiöitä, joiden tilinpäätöksen esittämisen määräaika olisi tavanomaisissa olosuhteissa tänä vuonna 12.03.2020 – 31.08.2020. Pidennetty tilinpäätösten esittämisen määräaika antaa yhtiöille lisäaikaa yhtiökokouksen koolle kutsumiseen ja järjestämiseen, koska poikkeustilan aikana edellä mainittujen kokousten pitäminen saattoi olla rajoitusten takia vaikea tai täysin mahdotonta.
Leinonen OÜ:n oikeusneuvojat ovat valmiita auttamaan ja neuvomaan asiakkaita Viron liiketoimintalain vaatiman tilinpäätöksen vahvistamispäätöksen valmistelussa ja tarvittaessa siihen liittyvien toimien toteuttamisessa.
