Perussääntönä on että edustuskulut kohdistuvat sellaisiin asiakkaisiin, liiketuttaviin tai henkilöihin joilla on vaikutusvaltaa liiketoimintaan ja joille halutaan osoittaa erityistä huomaavaisuutta ja vieraanvaraisuutta. Edustuskulut eivät ole arvonlisäverovähennyskelpoisia.
Neuvottelukulut kohdistuvat yrityksen sisäisiin palavereihin ja tapahtumiin. Poikkeuksia tosin on, kuten neuvotteluita yhteistyökumppaneiden kanssa, esimerkiksi tilintarkastajien tai viranomaisten kanssa. Neuvottelukulujen arvonlisäveron saa vähentää, muutamia poikkeuksia lukuun ottamatta, kuten alkoholijuomien osalta.
