Laskutuksen digitaalisessa siirtymässä sähköinen laskutus on oiva valinta silloin, kun pyritään optimoimaan sekä talous että säilyttämään kilpailukyky tämän päivän liiketoimintaympäristössä. Riippumatta siitä, onko yrityksesi jo siirtynyt sähköiseen laskutukseen vai harkitaanko sitä vielä, kerromme tiivistetysti kaiken, mitä sähköisestä laskutuksesta tulee tietää Norjassa, jossa sitä käytetään laajalti sekä yritysten välisessä että julkishallinnon laskutuksessa.
Mitä sähköinen laskutus on?
Sähköisellä laskutuksella eli yleisemmin verkkolaskuilla on entistä tärkeämpi rooli yrityselämässä ja taloushallinnossa. Perinteistä paperityötä ei enää tarvita.
Sähköisen laskutuksen avulla laskut voidaan lähettää ja vastaanottaa sekä käsitellä automaattisesti, eikä tämä tarkoita pelkkää sähköpostiviestin lähettämistä yhdestä ohjelmistosta toiseen. Tulostettuihin laskuihin tai pdf-tiedostoihin verrattuna verkkolaskut eivät edellytä minkäänlaista käsin tehtävää panosta käyttäjiltä vaan koko toiminto on automatisoitu.
Sähköinen laskutus Norjassa
Norjassa sähköinen laskutus tunnetaan nimellä ”EHF” (Elektronisk Handelsformat Faktura).
Kaikkien julkishallinnon laitosten Norjassa on hyväksyttävä verkkolaskut. Joissakin kaupungeissa ja kunnissa on siirrytty täysin sähköiseen laskutukseen, eikä tulostettuja laskuja enää hyväksytä. Jos yrityksesi haluaa myydä palvelujaan Norjan julkiselle sektorille, yrityksesi täytyy kyetä lähettämään verkkolaskuja.
Verkkolaskujen hyödyt
Laskujen käsitteleminen käsin on aikaa vievää puuhaa sekä toimittajalle että asiakkaalle, ja jokaisen laskun tarkistamiseen ja ostotilauksiin sekä kuitteihin vertaamiseen kuluu valtavasti aikaa. Sähköistä laskutusta käytettäessä tietoja ei tarvitse lisätä käsin ja koko laskutus voidaan automatisoida, mikä vähentää kustannuksia sekä lisää tehokkuutta.
Ihminen on erehtyväinen, joten tietojen lisäämisessä tapahtuu miltei aina virheitä, jos laskutus tehdään käsin. Sähköisiä laskuja käytettäessä työskentely nopeutuu ja virheitä tapahtuu vähemmän. Pienempi käsin tehtävän työn määrä ja vähemmän virheitä tarkoittaa myös matalampia kustannuksia. Sähköisellä laskutuksella on myös pienemmät ympäristövaikutukset.
Tulostettuihin laskuihin verrattuna verkkolaskut ovat turvallisempia, sillä ne allekirjoitetaan sähköisesti ja voidaan myös varmentaa. Myöskään sellaisia virheitä, kuten väärä sähköposti tai osoite, ei tarvitse enää pelätä.
Verkkolaskut välitetään turvallisesti lähettäjän ja vastaanottajan taloushallinnon ohjelmistoissa, mikä vähentää tietojen tuhoutumiseen tai tietojen sieppaamiseen liittyviä riskejä. Sähköiset laskutusalustat hyödyntävät salausta ja muita turvatoimia arkaluontoisten tietojen suojaamisessa.
Miten sähköinen laskutus muuttaa kirjanpidon ja taloushallinnon prosesseja?
Verkkolaskuihin siirtyminen tarkoittaa, että kirjanpitäjien ei tarvitse enää vastaanottaa tulostettuja tai sähköpostitse lähetettyjä laskuja asiakkailta. Laskut siirtyvät suoraan taloushallinnon ohjelmistoon, jossa tekoäly voi tarvittaessa tehdä kirjanpitoon liittyvä ehdotuksia tai jopa kirjata laskut suoraan.
Tämä edellyttää aluksi kuitenkin huolellisesti tehtyjä asetuksia ja tietysti myös uutta taloushallinnon ohjelmistoa. Valitsemalla nykyaikaisen alan ohjelmiston, kuten Tripletex, Conta tai Fiken, et tarvitse mitään muuta ohjelmistoa.
Toimialakohtaisia tarpeita ei myöskään ole. Mutta yleiset, Norjassa voimassa olevat laskutukseen liittyvät säännökset on kuitenkin huomioitava, eli laskusta on ilmettävä laskun numero, eräpäivä sekä pankkitilin numero, jolle lasku maksetaan.
Kirjanpitäjien tulee kuitenkin valvoa kirjanpitoa, mutta samalla säästyy paljon aikaan ja saapuneista laskuista on helpompi saada selkeä käsitys sen sijaan, että työpöydällä olisi satoja paperilaskuja.
Neljä helppoa askelta verkkolaskujen käyttöönottoon Norjassa
Tulostettujen laskujen käytöstä sähköiseen laskutukseen siirtyminen edellyttää digitaalista alustaa, joka viestii saumattomasti sekä integroituu tehokkaasti yrityksen nykyisiin toimintoihin.
1. askel
Tarvitset nykyaikaisen taloushallinnon ohjelmiston, kuten Tripletex, Conta tai Fiken.
2. askel
Yritys on rekisteröitävä ELMA-rekisteriin, jonka välityksellä voidaan vastaanottaa verkkolaskuja toimittajilta. Tämä on veloituksetonta. Jos verkkolaskut halutaan vastaanottaa suoraan taloushallinnon ohjelmistoon, sekin on nyt mahdollista. On kuitenkin tärkeä kertoa toimittajille, että haluat tästä eteenpäin vastaanottaa verkkolaskuja.
3. askel
Myös kirjanpidon voi tarvittaessa automatisoida. Ennen automatisointia on kuitenkin varmistettava, että kaikki toimittajat kykenevät lähettämään verkkolaskuja, joissa on kaikki tarvittavat tiedot. Laskuun tulee tarvittaessa merkitä myös hankkeen numero, jotta järjestelmä ymmärtää, mihin hankkeeseen ja budjetin kohtaan lasku liittyy.
4. askel
Nykyaikaiset taloushallinnon ohjelmistot osaavat varsin taitavasti analysoida laskuja ja antaa oikeita ehdotuksia tai jopa kirjata laskut automaattisesti, joskin taloushallinnon asiantuntijan on tarkistettava nämä tiedot.
Leinonen Norway auttaa siirtymään paperilaskuista verkkolaskuihin
Autamme kaikissa vaiheissa! Käytämme uutta Tripletex-ohjelmistoa, joten ensimmäinen askel on jo otettu. Autamme myös rekisteröitymisessä ELMA-rekisteriin. Seuraavaksi asiasta tulee tiedottaa toimittajille. Lähetämme yleensä sähköpostiviestin asiakkaan toimittajille kertoaksemme, että tulevaisuudessa voidaan käyttää verkkolaskuja. Todennäköisesti laskut alkavat melko pian saapua taloushallinnon ohjelmistoon, jossa ne myös käsitellään. Siinä kaikki! Tulostettuja laskuja ei enää tarvita.
Jo useat asiakkaamme ovat siirtyneet kokonaan sähköiseen laskutukseen.
Myyntilaskut voidaan myös lähettää sähköisesti, jos asiakkaan omat asiakkaat hyväksyvät verkkolaskut. Tällöin voimme myös auttaa tiedottamaan asiakkaille tästä mahdollisuudesta.
Yhteenvetävästi voidaan todeta, että sähköinen laskutus auttaa sujuvoittamaan taloushallintoa, parantamaan laskujen virheettömyyttä ja myös toimimaan entistä ympäristöystävällisemmin.
Tietoa siitä, miten voimme auttaa yrityksesi alkuun sähköisessä laskutuksessa Norjassa sekä myös neuvoja matkalla kohti automaatiota saa ottamalla meihin yhteyttä jo tänään.
Autamme mielellämme!
